Argontech, Digitalización tercerizada, Gestion documental

Beneficios de la digitalización documental para su negocio

La digitalización de documentos es una de las herramientas que hacen que los flujos de trabajo de las empresas sean eficientes, optimizados y rápidos. En este artículo, le contamos de qué se trata y en cuáles áreas puede implementarla. 

En medio de la transformación digital de los últimos años, el escaneo de documentos surgió como una solución a la necesidad de las empresas de procesar gran cantidad de documentos sin necesidad de usar su recurso humano. Sin embargo, los métodos de escaneo no son suficientes para los objetivos de las empresas actualmente, que demandan extraer datos de estos documentos y convertirlos en información estructurada.

Es allí donde entra la digitalización de documentos, una fase clave en el camino para convertirse en una empresa digital ya que permite la automatización de los procesos o flujos de trabajo. 

¿Qué es la digitalización de documentos?

La digitalización de documentos es el proceso de convertir documentos de papel a un formato digital de manera estructurada, con el objetivo que los sistemas informáticos puedan usar esa información de forma automática dentro de la estructura de un proceso. 

Un ejemplo de digitalización de documentos sería la conversión de un formulario físico a un formato digital en una tabla de Excel con los datos más relevantes; o la conversión de una grabación de audio análoga a un audio digital. 

La digitalización de documentos permite recuperar información relevante y almacenarla para su procesamiento. Los documentos que han sido digitalizados son más fáciles de mantener, almacenar, asegurar, compartir y desechar cuando sea necesario.

Además, a medida que avanza la tecnología la automatización y el uso de sistemas tecnológicos se hace cada vez más necesario y la digitalización es el primer paso para la implementación de muchos proyectos de Inteligencia Artificial. 

Ventajas de la digitalización documental

  • Aumento de la productividad 

La digitalización de documentos permite acelerar los procesos, extraer información relevante en corto tiempo y acceder a data importante para tomar decisiones en tiempo real. No en vano el 50% de los líderes empresariales dicen que planean acelerar la automatización de tareas repetitivas dentro de su organización, acorde con el Foro Económico Mundial

  • Optimización de costos 

Cuando se digitalizan los documentos el procesamiento de data será más económico ya que no tiene que delegar esta tarea a su recurso humano. A través de un software de inteligencia de contenidos podría realizar tareas como leer y categorizar un documento de manera ágil. 

  • Almacenamiento en la nube

Uno de los problemas con los documentos en papel es que deben almacenarse en un solo lugar, en el orden correcto, lo que puede ocupar mucho espacio, y podría correr el riesgo de perder o dañar documentos relevantes. 

La digitalización permite el acceso fácil y desde cualquier lugar de la información recopilada, facilitando el trabajo colaborativo con flujos documentales ordenados. 

Áreas en las que puede implementar la digitalización documental

Las soluciones de digitalización sirve para optimizar la gestión administrativa de documento en áreas como:

Recurso humanos 

Todos los procesos de Recursos humanos requieren el manejo de un alto volumen de documentos, por ejemplo en reclutamiento, incorporación, capacitación y finalización de contrato. 

La digitalización puede darse desde las primeras etapas del ciclo de vida de los empleados: escanear los documentos de los aspirantes, como currículos, solicitudes de empleo, certificados educativos y referencias laborales anteriores. 

Adicionalmente, con el proceso de digitalización se puede recopilar y guardar de manera segura información importante de los empleados siendo la base para la creación e implementación de las estrategias de clima organizacional.

Compras y comercialización 

Con una solución como la Ingeniería documental de Argontech, las empresas pueden digitalizar órdenes de compra, cotizaciones, mails y documentos de internet. 

Además, la información almacenada puede integrarse con los sistemas de gestión (ERP) y relacionarse con una orden de compra, evitando la duplicidad y obteniendo una mayor trazabilidad de los procesos. 

Control de inventario 

Un buen proceso de venta comienza con la información comercial precisa que permita la toma de decisiones basadas en la data. Mejorando lo índices de retorno de inversión y los tiempos de respuesta. 

La digitalización de documentos es el primer paso hacia la automatización, mejorando los procesos empresariales y permitiendo el acceso a información estructurada de gran valor para su negocio. 

 

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