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RPA: Un valioso recurso para el ingreso de personal

En el área de recursos humanos la Automatización Robótica de Procesos (RPA) está jugando un papel fundamental para simplificar las tareas cotidianas que generalmente son repetitivas, se basan en reglas específicas y requieren mucho tiempo de dedicación por parte del personal del sector.

La incorporación de nuevo personal a una empresa también entra en esta categoría, y solo de nombrarla nos imaginamos un sinfín de papeles y tareas propias de este proceso que pueden agilizarse y simplificarse gracias a la automatización. Conozca cómo es posible en esta nota.

Agilice y otorgue valor al proceso de incorporación del personal

Los robots no solo cumplen labores propias del departamento de RRHH como captación de CVs, búsqueda de candidatos que cumplan determinados requerimientos de la empresa y evaluación de los mismos, también se encargan de lograr que todo el proceso de incorporación resulte ágil y sin sobresaltos para el nuevo colaborador.

La automatización permite organizar toda la información personal del recién contratado en un solo lugar y nos ahorra el llenado de formularios con los mismos datos una y otra vez.

RPA puede encargarse de completar una buena cantidad de información de dichos formularios, basándose en la solicitud de empleo que ya había llenado el nuevo colaborador con anterioridad. Allí se contemplaban datos como nombres, apellidos, dirección y otras respuestas personales que no necesitan consultarse otra vez…. y lo mejor de todo ¡Lo hace el robot con la mínima posibilidad de error!

Después de contratado el nuevo personal, el trabajo del software continúa, RPA organiza las reuniones introductorias con los supervisores encargados, inclusive las que incluyen capacitación laboral, revisiones de desempeño y nuevas certificaciones en las primeras semanas dentro de la nueva compañía.

Una gestión de datos eficiente con la participación activa del RPA no sólo agiliza los procesos de contratación del personal sino que tiene un plus: hace que el nuevo colaborador se sienta reconocido y valorado por quien lo contrató, facilitándole el camino hacia su inserción en la empresa de forma completamente personalizada.

Además de estos beneficios concretos, RPA suma mucho más a las tareas cotidianas de recursos humanos:
  • Una interfaz de uso sencilla e interactiva, para que todos los usuarios puedan acceder a ella, sin necesidad de ser expertos en el área de TI.
  • Mejora en la calidad de los datos y mayor rapidez para ubicarlos.
  • El personal de recursos humanos puede ocupar mayor tiempo en establecer relaciones auténticas con los nuevos colaboradores, profundizando en temas como la cultura y valores dentro de la organización.
  • El robot se encarga de mantener actualizada la información, inclusive si existen cambios en los datos (como números de teléfono o direcciones) con el paso del tiempo.
  • Además garantiza que el nuevo colaborador tenga toda la información que necesita de la empresa confiando en el flujo de trabajo creado.
  • El software guarda cuidadosamente los datos de nuevas contrataciones, garantizando así la confidencialidad de la información suministrada y el acceso solo a los usuarios asignados.
  • Disminuye los gastos que significa almacenar una gran cantidad física de papel.  
  • Escalabilidad: la capacidad del software RPA se adapta según la demanda de reclutamiento de personal en momentos determinados.
  • RPA garantiza el cumplimiento de las regulaciones propias de RRHH (que cambian de forma constante) para evitar multas no deseadas que de presentarse puedan significar un gasto mayor para la empresa.
Simplifique el papeleo y sume valor a los RRHH con RPA

Argontech sabe que su compañía quiere crecer, mantener una productividad óptima y sumar eficiencia a cada uno de sus procedimientos; por eso pone a su disposición la Automatización Robótica de Procesos.  

Anteriormente la incorporación de personal podía tomar hasta un mes, con RPA el ingreso de nuevos empleados pasó de ser una tarea engorrosa a un procedimiento completamente automatizado que puede hacerse en días, lo que significa que podrá contar con el personal que requiere de forma mucho más rápida beneficiando no solamente la tarea del departamento de RRHH, sino a toda la compañía en general.

¿Quiere mayor información de nuestros servicios?

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Soluciones de gestión de contenido empresarial. El caso del sector salud.

Cuando hablamos de gestión de contenido empresarial, nos referimos a todo aquello que involucra  procesamiento de datos, almacenamiento, intercambio, impresión y distribución de información.

El reto es, sin importar el volumen de información, que se puedan controlar todos los datos administrativos que requiera una empresa, incluyendo información estructurada o no, para sumar ventajas competitivas e ir un paso hacia adelante en la eficiencia y productividad del negocio.

Estas soluciones también han llegado al sector de la salud para optimizar los procesos que incluyen la atención del paciente en búsqueda de una mejor calidad del servicio prestado, bien sea en hospitales, clínicas, laboratorios o centros de salud.

En esta nota, conozca todos los beneficios de contar con este servicio.

ECM/Servicios de Contenidos: dejando de lado el papel.

Las soluciones que abarcan la gestión del contenido empresarial (ECM, por sus siglas en inglés Enterprise Content Management) y que ahora conocemos como Servicios de Contenidos buscaron desde sus inicios coordinar de manera efectiva la información que se manejaba en una empresa, independientemente del sistema en el que se encontrara y eliminar de forma definitiva todo lo que requería papel.

Con el tiempo, los requerimientos se hicieron mucho más grandes y el servicio de contenidos fue evolucionando hasta lo que conocemos hoy en día: una plataforma donde el contenido se pueda ubicar y compartir fácilmente para optimizar los servicios que brinda una empresa dentro y fuera de sus instalaciones, inclusive en ocasiones, sin hacer uso de internet.

En definitiva: usuarios, sistemas y aplicaciones conectados en una única plataforma donde la información y su seguridad son protagonistas.

Beneficios en el sector salud: un paciente conforme con el servicio prestado.

Parte de los procesos que se logran mejorar notablemente con las soluciones ECM son los que involucran la documentación del paciente para acceder a los servicios de salud. La gestión de contenido empresarial facilita las tareas de ingreso del paciente, agiliza el acceso a las historias clínicas y ya no es necesario contar con múltiples sistemas de facturación, además durante todo el proceso se mantiene protegida la información confidencial.

Adicionalmente las soluciones ECM ayudan a potenciar el “back office”, incluyendo  procesos administrativos, de seguimiento al paciente, contabilidad, reportes financieros y la gestión de recursos humanos, justamente en búsqueda de la eficiencia empresarial.

Gracias a esto se pueden reducir los tiempos de espera, minimizar costos administrativos y contar con información de primera mano para actuar de forma acertada.  

Otras ventajas a considerar:
  • Las soluciones de gestión empresarial ayudan a hacer un mejor uso de los recursos, lo que se traduce en una impresión segura y confiable de recetas, documentos clínicos e informes.
  • Se reduce la cantidad de tiempo del personal dedicado a tareas sistemáticas dando espacio a la realización de tareas analíticas.
  • Ayuda a la programación de visitas de los pacientes.
  • Se eliminan las tareas manuales, incluyendo el llenado de formularios de papel.
  • La información del paciente está disponible a cualquier hora, en cualquier momento y lugar para el personal autorizado.
  • Permite contar con datos a tiempo (bien sea de expedientes clínicos, tratamientos, resultados de laboratorio, imagenología, disponibilidad de camas, entre otros) lo que facilita la toma de decisiones y mejora el cuidado del paciente.
Soluciones de ECM al alcance de sus manos

Las soluciones ECM que Argontech brinda permiten manejar todo el volumen de datos desde una misma plataforma para contar con información oportuna y así garantizar servicios y atención de calidad.

Combinando tecnologías de software, hardware y servicios integrados en una solución completa de gestión de contenido e impresión, podrá procesar exitosamente datos estructurados y no estructurados. ¿Quiere saber más de este servicio? 

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¿Qué trabajos facilita el análisis automatizado de contratos?

En una nota anterior le explicamos cómo el análisis automatizado de contratos puede otorgar gran cantidad de beneficios a su organización, incluyendo la reducción de costos, las búsquedas rápidas y organizadas de la información, entre muchas otras resultantes que sin duda pueden ser fundamentales cuando busca sumar eficiencia y productividad al negocio.

En esta oportunidad queremos orientarlo para que conozca cómo usando esta metodología puede facilitar una gran cantidad de flujos de trabajo, tomar mejores y más rápidas decisiones e impulsar la negociación de nuevos contratos analizando obligaciones y riesgos, sin posibilidad de error. ¿Suena bastante interesante, no?

Entre los servicios a optimizar se incluyen la migración de documentos empresariales con segmentación automática, el análisis de las obligaciones haciendo uso de la inteligencia artificial y la garantía del cumplimiento normativo que se considera sumamente necesario para evitar los riesgos al momento de hacer negocios.

¿Quiere conocer más sobre cada uno de estos servicios?

Procesamiento de datos con microservicios

La identificación y posterior evaluación de secciones, cláusulas y hechos de contrato se convierte en una tarea mucho más sencilla de realizar al utilizar flujos de trabajo con microservicios (incluyendo de terceros si son necesarios) adaptados a los requerimientos y a las necesidades específicas actuales de su organización.

El procesamiento de documentos también se ve mejorado con el reconocimiento y la clasificación del lenguaje de ABBYY, incluido en el análisis automatizado de contratos, mientras que cuenta con flujos de trabajo de múltiples niveles, completamente escalables y configurables para ayudarle a acelerar los tiempos de implementación .

Migración de documentos empresariales

El análisis automatizado de contratos permite también segmentar e identificar las secciones relevantes de dichos documentos, incluyendo términos, cláusulas, compromisos y hechos a revisar para facilitar el trabajo de los abogados.

Este software incluye el  reconocimiento óptico de caracteres -OCR- (alimentado con inteligencia artificial) para extraer con precisión el texto de las imágenes del contrato y crear archivos PDF con capacidad de búsqueda avanzada.

De esta forma se logra:

-Ahorrar tiempo importante al momento de realizar la migración.

-Analizar las obligaciones.

-Mitigar riesgos.

-Mantener orden y facilitar la búsqueda de información.

Todo esto, mientras se garantiza la seguridad de los documentos comerciales para el beneficio directo de la organización.

Otras tecnologías utilizadas

El análisis automatizado de contratos también incluye otras tecnologías como las de Procesamiento de Lenguaje Natural avanzado (PNL) con el objetivo de extraer fácilmente obligaciones o compromisos que se incluyan en documentos como  contratos de alquileres.

Adicionalmente, este tipo de software permite clasificar diferentes tipos de documentos de manera automática y establecer los flujos de trabajo que se consideren adecuados para que la extracción de la información se realice sin ningún inconveniente en particular.

Gestión y cumplimiento de obligaciones   

Este punto resulta fundamental cuando se trata de mantener el cumplimiento normativo al momento de hacer negocios y así evitar multas o sanciones que puedan poner en riesgo la estabilidad de su organización.

El análisis automatizado de contratos permite:

  • Comparar las cláusulas de los documentos por carácter, palabra u oración con bibliotecas de cláusulas reguladoras predeterminadas.
  • Utilizar flujos de trabajo personalizados según sus proyectos, con garantía de seguridad de los datos para cuidar la información.
  • Mantener un seguimiento de los requisitos, obligaciones y regulaciones a lo largo del tiempo para llevar una eficiente gestión contractual.

Argontech, de la mano con ABBYY, ofrece herramientas para sumar valor a sus procesos de negocio y facilitar trabajos que antes consumían tiempo y ponían en riesgo su eficiencia empresarial.

ABBYY Text Analytics for Contracts, es un servicio administrado que permite extraer información de forma automática de documentos críticos para el negocio, incluyendo contratos, pólizas de seguros y declaraciones reglamentarias, entre otros,  la migración de contenidos, el análisis de obligaciones y la mitigación de riesgos que se puedan presentar cuando se manejan este tipo de documentos dentro de su organización.

¿Quiere obtener mayor información de este servicio? Contáctenos.

Kryon vs Automatización Manual
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Recopilación de datos en tiempo real vs. automatización en forma manual

El proceso de planificación e implementación del RPA (Automatización Robótica de Procesos) en una empresa se ve muy influenciado por la manera en cómo se decide qué procesos automatizar y cuándo es el mejor momento para hacerlo.

En la actualidad, las soluciones basadas en inteligencia artificial aportan rapidez y confiabilidad a las empresas que desean automatizar sus servicios, por lo que surgen dos opciones que ayudan a cumplir estos objetivos: el descubrimiento de la automatización de procesos en forma manual y  Process Discovery, de Kryon.

Se preguntarán ¿Cuáles son las diferencias o similitudes entre ambas tecnologías? y ¿Cuál puede aportar mayor cantidad de beneficios a su organización? En esta nota, le explicaremos con detalle cada una para que tome la decisión más acertada y pueda sumar eficiencia y productividad en este nuevo proceso de implementación de RPA.

Análisis de registros de forma manual: ¿Cómo funciona?

Esta método permite evaluar los procesos de negocio de acuerdo con un registro de eventos incluido en el sistema. A partir de este análisis se puede conocer de manera detallada las eficiencias o ineficiencias de los procesos dentro de una organización y así determinar qué se debe o no automatizar.

Para su aplicación es necesario tener a disposición entre cinco y diez colaboradores de la empresa, incluyendo analistas de negocios y técnicos expertos que puedan validar la información suministrada.

Además, dichos empleados deberán crear los flujos de trabajo de automatización dentro de la plataforma, ya que las herramientas de descubrimiento de automatización convencionales generalmente están separadas de las soluciones RPA.

Todo este proceso, desde su inicio, toma un tiempo que varía entre uno a cuatro meses, dependiendo de las necesidades de cada organización. Además, esta tecnología tiene la peculiaridad de que no es compatible con algunos entornos de software, incluyendo sistemas heredados y Citrix Systems.

Kryon Process Discovery, recopilación de datos en tiempo real

Process Discovery busca que la implementación del RPA se haga de manera más rápida y sencilla… ¿Cómo lo logra?

  • Cuenta con una computadora de visión avanzada que permite conocer  el trabajo de los empleados en tiempo real.
  • Esta tecnología es compatible con todo tipo de software y aplicaciones, incluyendo Citrix y sistemas heredados.
  • Sólo se requiere un usuario empresarial para manejar todo el proceso.
  • Se completa en un tiempo que varía entre una y tres semanas.
  • La computadora se encarga de crear los flujos de trabajo de automatización dentro de cada proceso, lo que le permite ahorrar tiempo y no requiere utilizar mayor cantidad de empleados.

Proceso Kryon

¿Qué otros beneficios obtiene con Kryon Process Discovery?

  • Los robots de descubrimiento se pueden reutilizar, lo que la convierte en una solución escalable para optimizar continuamente los procesos de negocio.
  • La información está segura en todo momento. Con Process Discovery puede escoger qué datos desea o no analizar, sin necesidad de contratar consultores externos. Además permite limitar la cantidad de empleados que tiene acceso a la  información confidencial.
  • Disminuye el costo financiero que implica automatizar sus procesos con RPA (reduce el número de horas de trabajo y minimiza la cantidad de profesionales requeridos).
  • El trabajo no requiere gestión de múltiples proveedores. La empresa provee tanto las herramientas RPA como la solución de descubrimiento de procesos que necesita para optimizar sus servicios.

¿Quiere reconocer las diferencias entre ambas tecnologías de forma más resumida? Le dejamos un recuadro con las más relevantes a continuación:

Automatice sus procesos de forma rápida y sencilla

Descubra que ambas tecnologías, tanto la de descubrimiento de automatización convencional como la de Kryon Process Discovery cumplen el cometido de ayudarle a reconocer qué procesos necesitan ser automatizados; sin embargo, Process Discovery suma puntos en cuanto a ahorro de costos, tiempos y personal dedicado a la tarea.

¿Quiere asesoría para implementar exitosamente un proceso de RPA en su negocio? Contáctenos.

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Las mejores prácticas en la automatización de procesos documentales

La automatización de procesos documentales se ha convertido en una tarea obligada para las empresas u organizaciones. Los archivadores A-Z que conocíamos de toda la vida han pasado a ser un instrumento del pasado para dar paso al software que permite administrar eficazmente los archivos y documentos, mejorar y optimizar los procesos internos de la empresa y reducir costos asociados.

Los documentos, contenidos y datos de la empresa son almacenados en el sistema de gestión y el protagonista indiscutible es la automatización, relevando las tareas que pudieron llegar a ser repetitivas y tediosas de realizar en tiempos pasados para el personal de una determinada empresa u organización.

En esta nota queremos compartir las mejores prácticas en la automatización de procesos documentales. ¿El objetivo? que pueda administrar de la mejor forma los datos dentro de su empresa, mejorar la productividad, acortar los tiempos y evitar errores que puedan salir muy caros en un mundo cada vez más acoplado a lo digital.

Cambie hábitos y estilos de trabajo

De nada vale tener todos sus procesos documentales automatizados si dentro de la empresa los empleados no saben aprovecharlos. Si nota que ésto está sucediendo, será necesario que capacite e informe a los usuarios sobre el software que ha instalado (sus características y ventajas) con la finalidad de que comprendan el proceso en el área y se logre que el flujo de trabajo sea el esperado.

Incluya opciones de seguridad para garantizar la confidencialidad de la información

Todos los datos e informaciones que conviven dentro de una empresa deben manejarse con mucho cuidado. Al automatizar los procesos documentales es sumamente importante poner atención en el área de la seguridad y controlar cuáles usuarios tienen o no acceso a determinados documentos para poder verlos, eliminarlos o editarlos. De esta manera, la información que se considere confidencial, podrá estar a salvo de alguna violación de seguridad.

Conozca los formatos compatibles

Una buena práctica que le permitirá saber cuáles son los formatos que tienen los documentos archivados en el software instalado dentro de su empresa para evitar futuros errores de compatibilidad.

Añada metadatos que le permitan organizar sus documentos

De esta manera podrá colocar fecha de caducidad, etiquetas, notas, para describir y clasificar los documentos según el establecimiento de determinados parámetros. Lo que le permitirá facilitar su búsqueda y/o recuperación en caso de alguna eventualidad, es decir, le será mucho mejor gestionarlos.

Guarde un registro de las modificaciones que realice a los documentos

Este proceso lo debería hacer de forma automática su software de gestión documental: guardar un registro de las modificaciones realizadas a determinados archivos y las veces que se ha accedido a ellos para reestructurarlos. La información debe ser accesible para el usuario que lo desee, siempre y cuando cumpla con los parámetros de seguridad estipulados.  

Aproveche los beneficios de la Nube para su seguridad

Almacenar documentos en la nube debe convertirse en una herramienta que no sólo ayude a sus empleados a trabajar sin importar las barreras de distancia, también que le permita implementar políticas de copias de seguridad; De esta forma podrá contar con un “backup” o respaldo de sus documentos en el caso de presentarse algún imprevisto que pueda modificarlos o eliminarlos.

Cumpliendo estas buenas prácticas en automatización de procesos documentales garantizará excelentes resultados

No solo basta que su empresa tome la decisión de mejorar y optimizar los procesos administrativos al automatizar la gestión documental, también es sumamente importante que cumpla estas mejores prácticas, sumando a sus empleados y usuarios dentro del proceso para garantizar excelentes resultados, incluyendo mayor seguridad, ahorro de costos y tiempos utilizados.

¿Quiere optimizar los flujos de trabajo dentro de su empresa con la automatización de procesos documentales? En Argontech podemos ayudarlo a lograrlo.

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