• 17 septiembre, 2019

Crear, convertir, colaborar y preparar el archivado de documentos en la era digital: ¿Cómo lograrlo?

ABBYY FineReader
Crear, convertir, colaborar y preparar el archivado de documentos en la era digital: ¿Cómo lograrlo?

Crear, convertir, colaborar y preparar el archivado de documentos en la era digital: ¿Cómo lograrlo?

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No importa el tipo de empresa ni las funciones que cumpla dentro del mercado, todas deben estar preparadas para manejar un flujo eficiente de documentos que le permita ofrecer un servicio excelente e inmediato, acorde a la era digital.

Los trabajos que incluyen recuperación, uso compartido, edición, digitalización de documentos, e inclusive protección de la información, son candidatos perfectos a convivir en un mismo flujo que facilite las tareas diarias de los usuarios y colaboradores, maximizando los recursos y ahorrando tiempo importante.

Esta nota le explicará cómo herramientas que incluyen el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) y la Inteligencia de Contenido, pueden simplificar la administración de documentos -ya sean digitales o en papel, estructurados o no- para aprovechar al máximo la información y garantizar la eficiencia de sus procesos empresariales.

Le invitamos a leer.

Un manejo eficiente de los archivos PDF

Buscar palabras claves, editar y organizar documentos en formato PDF es mucho más fácil haciendo uso de estas tecnologías. No más tiempo perdido tratando de recuperar información o cumpliendo pasos de conversión adicionales que pueden restar productividad en el espacio de trabajo.

Haciendo uso de OCR + Inteligencia de Contenido, podrá:
  • Editar documentos escaneados (incluyendo párrafos, imágenes, textos en tablas, demás elementos de diseño) con total facilidad.
  • Agregar, girar, recortar páginas, fusionar documentos en un solo PDF y seleccionar modos de visualización que resulten fáciles de leer.
  • Encontrar información específica haciendo uso de marcadores o palabras claves, inclusive en documentos PDF que no tengan la opción de búsqueda con la tecnología del Reconocimiento óptico de Caracteres (OCR).
  • Garantizar la autenticidad del documento con la verificación de firmas digitales.
  • Añadir texto en los espacios designados y rellenar o firmar formularios aún cuando el formato del documento sea PDF.

Garantía del trabajo en equipo

Un aspecto fundamental dentro de la era digital es que se mantenga la comunicación y el trabajo colaborativo para que la organización tome adecuadas decisiones. Estas herramientas permiten hacerlo sobre documentos PDF, facilitando los diálogos y el flujo de la información, sin interferir en la rutina laboral: menos tiempo en gestión documental y reuniones, más productividad.

Algunas de las tareas que se pueden hacer son las siguientes:
  • Comentar objetos destacados o responder a comentarios dentro del archivo PDF.
  • Asignar un estado a cada uno de estos comentarios para propiciar el diálogo y la participación.
  • Compartir el documento con sus colaboradores e inclusive obtener firmas digitales.
  • Utilizar otras herramientas de dibujo y marcado, notas, cuadros de texto y demás anotaciones que permitan destacar partes del documento en cuestión.

No descuide la seguridad de la información

La era digital también ha traído de la mano mayores riesgos en lo que se refiere a privacidad de la información, por eso, es importante que los archivos que día a día se mueven por la empresa lleguen a las manos adecuadas y no sufran alteraciones que puedan poner en riesgo a la organización.

Dentro de estas medidas preventivas están:
  • La administración del acceso a los archivos PDF con contraseña. De esta manera, solo los usuarios autorizados podrán ingresar para modificar la información.
  • Más cuando se involucra la escritura de datos delicados, como cuentas bancarias y otra información personal. Para ello es necesario contar con una herramienta fiable de redacción.
  • La posibilidad de eliminar capas de texto agregadas (datos u objetos ocultos) mediante la tecnología OCR, protegiendo en todo momento la seguridad y privacidad de los datos.

Documentos accesibles en el presente y futuro

Crear, convertir, colaborar y preparar el archivado de documentos en la era digital: ¿Cómo lograrlo?Argontech pone a su disposición ABBYY FineReader, una herramienta dotada con las mejores tecnologías OCR e Inteligencia de Contenido, que le permitirá convertir cualquier documento o archivo impreso en formato PDF con capacidad de búsqueda y edición, asegurando un mayor control de sus archivos, flexibilidad y seguridad.

Este software garantiza que todas las tareas relacionadas con documentos se realicen en una misma aplicación, lo que permite una reducción importante de costos, y mayor productividad, evitando la repetición de tareas que antes podían resultar tediosas o quitar tiempo valioso a los colaboradores de la organización al digitalizar archivos impresos.

Inclusive, esta solución puede identificar automáticamente las diferencias entre dos versiones de un documento, detectando y procesando hasta 38 idiomas de forma automática, y estableciendo prioridades en aquellas que afecten el significado de la información para que ningún dato importante quede por fuera del entorno empresarial.

¿Está preparado para asumir los desafíos de la gestión de documentos en la era digital? En Argontech podemos ayudarlo.

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