Digitalización tercerizada

Digitalización documental: tres beneficios de una oficina sin papel

La digitalización documental puede tener grandes ventajas para la productividad de su empresa. Conozca cuáles son y cómo puede llevarse a cabo.

La oficina sin papel es un objetivo que muchas empresas tienen en mente desde hace años. Los problemas a la hora de buscar recibos, facturas o documentos valiosos que han sido archivados hace días, semanas, o años, son ampliamente conocidos, y tienen un impacto significativo en la productividad.

Por eso, ya sea que estemos hablando de documentos históricos o actuales, contar con toda la información digitalizada permite optimizar los recursos y mejorar la toma de decisiones, sobre todo hoy en que muchos equipos de trabajo colaboran de forma remota.

La digitalización de los documentos brinda accesibilidad en segundos desde cualquier parte del mundo y a través de cualquier dispositivo, volviendo los procesos mucho más ágiles y permitiendo la generación de flujos de trabajo eficientes.

¿Qué ventajas supone la digitalización documental para su negocio?

1. Información precisa, segura y accesible. Ahora que los equipos de trabajo colaboran desde distintos lugares, la ubicuidad de la información se ha vuelto mucho más importante. La digitalización documental resuelve los problemas de accesibilidad, de manera que las personas en su empresa puedan consultar al instante la información que necesitan, estén donde estén, sin comprometer la seguridad de sus datos.

2. Optimización de procesos en ambientes colaborativos. Trabajar con documentos digitales permite a los diferentes departamentos de su empresa acceder a documentos de negocios de forma centralizada e inmediata, e interactuar en un ambiente colaborativo para hacer revisiones en tiempo real ⏤estén donde estén. La indexación

3. Reducción de costos. Digitalizar los documentos de su empresa le ayuda a reducir los costos asociados con todo el ciclo de vida del papel, incluyendo su almacenamiento, impresión y archivo. Esto significa que puede:

  • recuperar espacios físicos para transformarlos en nuevas áreas de trabajo;
  • optimizar los tiempos de sus equipos a la hora de buscar la información que necesitan;
  • mejorar los tiempos de respuesta a sus clientes, socios de negocios y proveedores;
  • ahorrar en el consumo de papel evitando impresiones y fotocopias;
  • ahorrar en costos de logística para el traslado de documentos;
  • evitar la pérdida de documentos e información valiosa para su negocio a causa de extravíos o deterioro del papel.

Todos estos puntos se traducen en un ahorro de tiempo y dinero significativos para su empresa.

En qué consiste nuestro servicio de digitalización tercerizada

Todas las empresas requieren recursos humanos y económicos para digitalizar su archivo histórico, o para mantener actualizado el actual. Esto supone, como mínimo, una inversión en tecnología y tiempo valioso que usted y sus colaboradores deben dedicar para lograr una digitalización exitosa.

Con la digitalización tercerizada, sin embargo, usted lleva adelante el proyecto junto a un equipo de profesionales que se ocupan de resolver todas las necesidades de digitalización documental de su empresa.

En Argontech tenemos a su disposición los recursos humanos y tecnológicos para digitalizar, procesar e indexar toda la información que necesite, y entregamos el material listo para ser importado en sistemas de gestión documental o unidades de almacenamiento, ya sea que estén en la nube o sus propias oficinas.

Conozca más sobre este servicio

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