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¿Qué es Digitalizar un documento?

EN QUÉ PODEMOS AYUDARLO

Digitalización de Documentos

El proceso de digitalización permite de manera rápida, eficiente, sencilla y segura capturar, almacenar, administrar y consultar documentos digitales de su empresa, garantizando la conservación de la información, la preservación de los documentos y la reducción considerable de sus costos operativos (ej.: espacio físico para archivos, tiempos destinados a la búsqueda de documentación, emisión de copias, consumo de papel, etc.).
No solo abarca documentos en papel, sino que también se aplica a documentos cuyo origen ya es digital, pudiendo procesar los datos contenidos en los mismos y a su vez, administrar el archivado e indexado correcto de la información, para luego ser consultada en forma ágil, sencilla e intuitiva.

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Etapas del Proceso

Digitalización de documentos

En el proceso de digitalización de documentos son los pasos mediante los que los registros físicos, como texto e imágenes se convierten en formatos digitales. En el caso específico de digitalizar documentos con origen en formato papel el proceso tiene que realizar:

ETAPAS DEL PROCESO

  1. Preparación y clasificación de los documentos.
  2. Captura con Escáner del documento físico.
  3. Control de Calidad.
  4. Conversión y Reconocimiento (OCR)
  5. Indexado y verificación de la información extraída del documento.
  6. Almacenamiento del documento y la información asociada para una posterior búsqueda.

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Beneficios

Digitalización de documentos

La digitalización de documentos es algo imprescindible actualmente para cualquier empresa, puesto que para que un negocio funcione de forma eficaz la información debe estar fácilmente disponible.
La mayoría de la información o los datos se almacenan en forma de archivos de papel o informes, que se acumulan en los últimos años, dando lugar a archivos de documentos en papel difícilmente accesibles y la consecuente pérdida de datos. La obtención de los documentos o datos necesarios cuando se necesitan a veces es difícil y una gran perdida de tiempo por tener que andar buscando entre papeles y archivos.
El Proceso de digitalización de documentos es la solución a este problema con este proceso se obtienen las herramientas para hacer más ágil y accesible el acceso a la información de la empresa.
Además, digitalizar documentos posibilita disponer de ellos por un periodo de tiempo superior, ya que se evita el desgaste del papel. A la mejora de la conservación se debe sumar el aumento de la seguridad de éstos, ya que se pueden configurar para que sólo tengan acceso algunas personas.

¿QUÉ SE PUEDE DIGITALIZAR A NIVEL DE DOCUMENTOS?

Casi todos los documentos que sean en papel.
Algunos ejemplos son:

  • Cualquier documento en papel a documentos en formato electrónico.
  • Planos, mapas y diagramas se digitalizan a archivos digitales para que puedan ser manipulados de manera eficiente.
  • Digitalización de Facturas de Proveedores, para extraer la información y agilizar el tratamiento de la factura por parte de la empresa.
  • Digitalización de albaranes y pedidos de clientes, para que los pedidos entren rápidamente en el sistema de gestión sin tener que procesarlos manualmente.
  • Contratos y seguros, todos los contratos en formato papel pueden ser digitalizados y catalogados automáticamente en el proceso de digitalización de documentos.
  • Y un sinnúmero de etc. !

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