Extracción inteligente de datos

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Beneficios de la extracción inteligente de datos de sus documentos

El uso de datos ¿importa en su empresa? ¿Está aprovechando sus ventajas para optimizar sus procesos internos de gestión y mejorar las relaciones con los clientes?

Los datos son la vida del negocio y es necesario partir de esta premisa para recordar la importancia que tiene hacer un buen uso de ellos, para tomar mejores decisiones a futuro, ofrecer un servicio al cliente cada vez más personalizado y hacer frente a las exigentes tendencias del mercado.

No hay ninguna duda al respecto, la información es poder, y lo es en un mundo cada vez más acoplado a las tecnologías de información y a la transformación digital, por lo que no puede quedarse atrás: es tiempo de poner en marcha lo que hoy se conoce como la extracción inteligente de datos. ¿Quiere más información al respecto? ¿Conoce los beneficios que puede traer implementarlo en su empresa u organización? Entonces esta nota seguramente le interesará.

Extraer datos como soporte a la toma de decisiones empresariales

Realizar minería o extraer inteligentemente los datos estructurados y no estructurados dentro de una masiva cantidad de información, que incluye documentos electrónicos y en papel le ayudará a predecir comportamientos futuros y tomar decisiones acertadas, por eso es un paso sumamente importante que no puede dejar de cumplir.

Además le permitirá poner atención en la información que es realmente importante, integrar los contenidos útiles en los diferentes sistemas de gestión, tener mayor control de los procesos de negocio, detectar patrones en los datos y comparar información o resultados obtenidos en períodos de tiempo determinados para posteriormente poder conocer cómo ha sido la evolución de la empresa de manera detallada. 

Adicionalmente, toda esta información que obtendrá le otorgará determinados beneficios que detallaremos a continuación:

  • Genera una ventaja competitiva dentro de un mercado cada vez más desafiante. La extracción inteligente de datos bien empleada le permite estar un paso hacia adelante en relación con las empresas que no gestionan su información de manera eficiente, además es sinónimo de crecimiento y sostenibilidad.
  • Permite extraer datos de documentos como facturas, remitos, contratos, etc y enlazarlos a los diferentes sistemas, lo que se traduce en el procesamiento de mayor cantidad de información en menor tiempo, a la vez que se reducen los errores humanos de tipeo y la cantidad de recursos destinados a ello. De esta forma el personal pasará a realizar un trabajo analítico agregando valor a la organización.  
  • Permite tener los stocks actualizados mediante la carga inmediata de la información y adicionalmente agilizar los circuitos de pago, logrando descuentos importantes. 
  • Ayuda a consolidar el análisis de datos y su posterior procesamiento, entregando reportes visibles, entendibles y ordenados, sin importar el número de facturas, remitos o contratos que se deban considerar.
  • Reduce significativamente los costose inclusive a largo plazo aporta al crecimiento de la empresa porque ayuda tomar decisiones estratégicas y a sacar el máximo partido a los datos abriendo nuevas y desafiantes oportunidades de negocio.
  • Logra mayor coordinación y planificación empresarial usando la información basada en datos de manera consistente y transformándola en patrones válidos y útiles que puedan ser entendidos por cualquier miembro de la empresa sin necesidad de tener conocimientos previos en ingeniería informática.
  • Además, permite atender al cliente de forma personalizada e inclusive generar mensajes específicos según sus preferencias o demandas individuales. La extracción de datos es ideal para acompañar estrategias de marketing ya que combina información de diversas fuentes y la transforma en una imagen detallada. Un beneficio que permite encontrar, atraer y perder menos clientes potenciales, además de mejorar las existentes relaciones.
  • La extracción inteligente de datos alimenta al Big Data . Los datos generados dentro de las empresas u organizaciones no pueden quedar almacenados y estáticos, hay que aprovecharlos al máximo, allí entra a jugar un rol primordial el Big Data a través del cual podrá avanzar, luego de extraer los datos necesarios, en realizar análisis estratégicos, bien pensados y ejecutados.
Extraer datos: una tarea pendiente y necesaria

La tendencia actual es que crece la cantidad de datos y la capacidad de las empresas para almacenarlos, pero falta mayor preocupación por procesarlos y que puedan ser utilizados eficazmente en un sistema informático. Allí entra la importancia de la extracción inteligente para el crecimiento y la permanencia en el tiempo de una empresa que busque ser competitiva mejorando sus procesos y al mismo tiempo quiera ofrecer al cliente una mejor atención.

¿Le interesa potenciar los datos que ingresan a su negocio para obtener todos estos beneficios y paralelamente tomar mejores decisiones empresariales?  En Argontech, de la mano de ABBYY, nos especializamos en capturar y realizar extracción de datos de manera robotizada. Contáctenos.

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Las mejores prácticas en la automatización de procesos documentales

La automatización de procesos documentales se ha convertido en una tarea obligada para las empresas u organizaciones. Los archivadores A-Z que conocíamos de toda la vida han pasado a ser un instrumento del pasado para dar paso al software que permite administrar eficazmente los archivos y documentos, mejorar y optimizar los procesos internos de la empresa y reducir costos asociados.

Los documentos, contenidos y datos de la empresa son almacenados en el sistema de gestión y el protagonista indiscutible es la automatización, relevando las tareas que pudieron llegar a ser repetitivas y tediosas de realizar en tiempos pasados para el personal de una determinada empresa u organización.

En esta nota queremos compartir las mejores prácticas en la automatización de procesos documentales. ¿El objetivo? que pueda administrar de la mejor forma los datos dentro de su empresa, mejorar la productividad, acortar los tiempos y evitar errores que puedan salir muy caros en un mundo cada vez más acoplado a lo digital.

Cambie hábitos y estilos de trabajo

De nada vale tener todos sus procesos documentales automatizados si dentro de la empresa los empleados no saben aprovecharlos. Si nota que ésto está sucediendo, será necesario que capacite e informe a los usuarios sobre el software que ha instalado (sus características y ventajas) con la finalidad de que comprendan el proceso en el área y se logre que el flujo de trabajo sea el esperado.

Incluya opciones de seguridad para garantizar la confidencialidad de la información

Todos los datos e informaciones que conviven dentro de una empresa deben manejarse con mucho cuidado. Al automatizar los procesos documentales es sumamente importante poner atención en el área de la seguridad y controlar cuáles usuarios tienen o no acceso a determinados documentos para poder verlos, eliminarlos o editarlos. De esta manera, la información que se considere confidencial, podrá estar a salvo de alguna violación de seguridad.

Conozca los formatos compatibles

Una buena práctica que le permitirá saber cuáles son los formatos que tienen los documentos archivados en el software instalado dentro de su empresa para evitar futuros errores de compatibilidad.

Añada metadatos que le permitan organizar sus documentos

De esta manera podrá colocar fecha de caducidad, etiquetas, notas, para describir y clasificar los documentos según el establecimiento de determinados parámetros. Lo que le permitirá facilitar su búsqueda y/o recuperación en caso de alguna eventualidad, es decir, le será mucho mejor gestionarlos.

Guarde un registro de las modificaciones que realice a los documentos

Este proceso lo debería hacer de forma automática su software de gestión documental: guardar un registro de las modificaciones realizadas a determinados archivos y las veces que se ha accedido a ellos para reestructurarlos. La información debe ser accesible para el usuario que lo desee, siempre y cuando cumpla con los parámetros de seguridad estipulados.  

Aproveche los beneficios de la Nube para su seguridad

Almacenar documentos en la nube debe convertirse en una herramienta que no sólo ayude a sus empleados a trabajar sin importar las barreras de distancia, también que le permita implementar políticas de copias de seguridad; De esta forma podrá contar con un “backup” o respaldo de sus documentos en el caso de presentarse algún imprevisto que pueda modificarlos o eliminarlos.

Cumpliendo estas buenas prácticas en automatización de procesos documentales garantizará excelentes resultados

No solo basta que su empresa tome la decisión de mejorar y optimizar los procesos administrativos al automatizar la gestión documental, también es sumamente importante que cumpla estas mejores prácticas, sumando a sus empleados y usuarios dentro del proceso para garantizar excelentes resultados, incluyendo mayor seguridad, ahorro de costos y tiempos utilizados.

¿Quiere optimizar los flujos de trabajo dentro de su empresa con la automatización de procesos documentales? En Argontech podemos ayudarlo a lograrlo.

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¿Cómo funciona la extracción inteligente de datos?

¿Sabía que miles de empresas procesan anualmente más de 9.300 millones de páginas, incluyendo documentos y formularios mediante el uso de tecnologías ABBYY?

Ingresar datos y procesarlos fue una tarea muy tediosa de concretar en el pasado, ya que se realizaba manualmente, quitándole a la empresa tiempo valioso y generando costos considerables sin que se pudiesen obtener los resultados deseados.

La obtención de información relevante dentro del entorno empresarial es indispensable para la toma de mejores decisiones ¡Y sobre todo si se obtienen en tiempo real! Para lograrlo, es necesario el escaneo de documentos y su posterior digitalización, como así también la extracción de datos significativos del negocio.

La extracción de datos añade inteligencia a los negocios

La extracción inteligente de datos es la solución para este tipo de escenarios, ya que facilita los procedimientos mencionados y añade inteligencia a los procesos de negocios, convirtiendo a la automatización en una tarea simple y permitiendo extraer la información contenida en documentos de papel o de origen digital, estén o no estructurados, para posteriormente enlazarlos a los sistemas de gestión haciendo uso de un conjunto completo de tecnologías y herramientas.

Facturas, solicitudes de tarjetas de crédito, contratos, e-mails de clientes, declaraciones fiscales y cuestionarios, son algunos de los tipos de documentos que pueden utilizarse para extraer distintos tipos de datos, ayudando de esta manera a las empresas a reducir considerablemente sus gastos de procesamiento y archivo, a optimizar los tiempos operativos y a consolidar un mejor análisis de la información.

¿Cómo funciona la extracción?

 

 

Clasificación automática

Luego de procesar los distintos tipos de documentos que entran al sistema de forma automática, incluyendo, si existen, formatos de imagen, se procede a la clasificación de los mismos haciendo uso de la tecnología. De esta forma no solamente se define el tipo de documento, sino que se trabaja en el buen procesamiento del contenido.  

Reconocimiento de los documentos

Al reconocer los documentos se busca hacer accesibles todos los datos que antes estaban en papel. Para ello se utilizan herramientas de alta tecnología como el OCR (Reconocimiento óptico de caracteres), el ICR (Reconocimiento inteligente de caracteres), el reconocimiento por código de barra y el reconocimiento óptico de marcas. Además se aplican pruebas de consistencia para garantizar que los documentos sean exitosamente organizados y reconocidos para proceder a la validación automatizada.

Extracción de los datos de fuentes diversas

El siguiente paso es la extracción o minería de los datos estructurados (por ejemplo, la automatización AP) y de los no estructurados u homogéneos (por ejemplo, los contratos), sin importar los formatos, volúmenes o canales que contengan, gracias al uso de la tecnología ABBYY.

Verificación de los campos

Se busca en esta fase confirmar que los datos extraídos correspondan a los del documento original y que todos los pasos anteriores se hayan cumplido sin errores. Esto se logra través de tres métodos conocidos como la verificación del grupo, la verificación del campo, o la verificación en la ventana del documento.

Exportación de datos

En esta fase, se exportan los datos procesados a archivos presentados en diferentes formatos, a bases de datos, sistemas de registro u otros destinos definidos por el usuario. La exportación se realiza en un archivo PDF o en una ubicación de almacenamiento, describiendo la estructura del documento y la dirección de cada imagen.

Monitoreo web

En esta etapa de monitoreo se generan notificaciones para evaluar el rendimiento de las plazas de procesamiento y cargas.  Allí se controla además el funcionamiento del sistema, su productividad y se reciben (si es el caso) notificaciones referentes al crecimiento de la base de datos.  

Extracción inteligente de datos es sinónimo de una mejor toma de decisiones

Gracias al procesamiento automático de datos incluidos en imágenes, e-mails y cualquier documento inherentes a las empresas y organizaciones, se permite mejorar el rendimiento de los procesos y lograr una mejor toma de decisiones de negocio.

También este método ayuda a las empresas de diversos sectores como los de salud, educación, finanzas, transporte y seguros a satisfacer las necesidades rutinarias de imágenes de documentos, a consolidar la información obtenida, a disminuir redundancias, compartir archivos de forma segura y cumplir obligaciones normativas complejas, transformando definitivamente el futuro de los negocios y el uso que se da a los datos para mejorar la experiencia del usuario.

¿Quiere aplicar la extracción inteligente de datos para añadir inteligencia a sus procesos de negocio? En Argontech podemos ayudarle, contáctenos.

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