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Captura móvil ABBYY
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Soluciones de captura móvil ABBYY

En la actualidad, las empresas que buscan mantener un ritmo eficiente y productivo en sus negocios han optado por las soluciones de captura móvil para obtener más y mejor información.

Bien sea en industrias de transporte, retail, distribución, educación, salud, entre otras, la posibilidad de capturar datos directamente desde tablets o smartphones se ha convertido en una opción ideal por sus costos asequibles y la reducción del tiempo destinado para completar determinados procesos, lo que se traduce en brindar al cliente atención personalizada y de primera calidad.

¿Desea conocer con detalle estas innovadoras soluciones de captura? En esta nueva nota le brindaremos toda la información que necesita.

¿En qué le benefician las soluciones de captura móvil?

Cuando una empresa reconoce la importancia de contar con datos organizados (bien sea facturas, órdenes de compra, datos de clientes, extractos bancarios, formularios, etc.) correctamente registrados y almacenados para tomar mejores decisiones de negocio, ya tiene un paso asegurado hacia el desarrollo y la evolución dentro de su organización.

Atrás quedaron los tiempos de plasmar toda la información en papel y posteriormente ingresarla de forma manual en una base de datos, lo que incrementa los errores que podrían afectar el análisis y el procesamiento de dicha información.

La recopilación de data a través de estas soluciones de captura aparecen en el escenario y se convierten entonces en sinónimo de innovación y productividad, permitiendo:
  • El almacenamiento seguro de la información.
  • La posibilidad de analizar los datos en tiempo real.
  • Mejorar la calidad del servicio de atención al cliente.
  • Resolución efectiva de problemas en menor tiempo.
  • Reducción de costos al minimizar el uso de papel, archivadores, tinta, entre otros.
  • Reducción del tiempo destinado por sus empleados a recolectar información, procedimiento que antes se hacía de forma manual.
¿En qué escenarios puede aplicarse la captura móvil?
Las soluciones de captura de información a través de cualquier equipo móvil pueden beneficiar a distintas industrias para optimizar sus procesos de negocio. Estos son  algunos ejemplos:
  • En el área de legales permite convertir los documentos de papel en texto digital con formato editable.
  • En la industria de salud permite capturar documentos para completar la historia clínica de los pacientes.
  • Captura tarjetas de presentación e importa los datos de clientes potenciales al CRM de la empresa.
  • En la industria de seguros, permite agilizar el procesamiento de reclamos incorporando fotos de documentos.
  • Mejora la logística de transportes, centros de distribución y despacho, capturando la información de conocimientos de embarque o remitos de mercadería.
  • Agiliza el otorgamiento de préstamos capturando rápidamente formularios y documentos relativos a las finanzas personales.
  • En industrias como la aviación, las soluciones de captura móvil permiten escanear pasaportes con OCR (Reconocimiento óptico de caracteres) y acelerar los procesos de reserva de pasajes (Caso de la aplicación Jet Radar).
  • Sin importar la industria, permite la captura de tarjetas de presentación y la importación de los datos de clientes potenciales al CRM de la empresa.
Una forma inteligente de procesar la información

ABBYY, partner oficial de Argontech, pone a su alcance estas soluciones de captura móvil para hacer más fácil y organizada su gestión empresarial.

Las mismas cuentan con tecnología que incluye:
  • Reconocimiento óptico de caracteres para convertir fácilmente documentos e imágenes en archivos editables.
  • La posibilidad de capturar datos y clasificarlos, sin importar su tipo o complejidad, incluso cuando los usuarios están desconectados.
  • Funciones para mejorar la calidad visual de los documentos fotografiados.
  • Procesamiento de marcas, códigos de barra, textos impresos o manuscritos.

Adicionalmente, las soluciones ABBYY están disponibles para las plataformas más conocidas, incluyendo Apple iOS y Android, en más de 200 idiomas, lo que la convierte en una opción ideal si busca expandir su mercado.

¿Desea impulsar sus proyectos de negocio con estas soluciones de captura móvil?  Desde Argontech podemos asesorarlo para lograrlo.Contáctenos.

ABBYY contract analytics
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Análisis automatizado de contratos

El departamento de legales de una empresa o un estudio jurídico puede recibir centenares de contratos en un lapso de tiempo muy corto y depender de una gran cantidad de profesionales para poder revisarlos en detalle e identificar sus aspectos principales.

En estos casos, el análisis automatizado de contratos (Contract Analytics) surge como una solución indispensable que permite detectar de forma automatizada y ¡en cuestión de minutos! patrones y datos de valor que puedan encontrarse en dichos documentos.

En esta nota le explicaremos cómo usando este tipo de software puede aumentar la productividad y lograr muchos otros beneficios que detallaremos a continuación…
¡Siga leyendo!

Minimizar costos de administración

Según cifras de ABBYY, el análisis automatizado consigue que las organizaciones alcancen hasta un 30% de ahorro en costos vinculados a la administración de contratos y minimicen hasta un 20% los gastos asociados con los términos y condiciones del análisis de cumplimiento.

El uso de la analítica ayuda también a mejorar las tasas de ganancia, ofreciendo al beneficiario una mejor visibilidad en la cartera de acuerdos de servicio.

Al mismo tiempo le permite a la administración reconocer o identificar los contratos que no cumplan con requisitos establecidos para negociar términos que resulten más favorables o tomar nuevas medidas de acción.

Búsquedas rápidas y organizadas

Un software de gestión permite llevar un orden preciso en las búsquedas de los contratos, bien sea por cliente, fecha o proveedor, derivando en una eficiente gestión contractual.

Paralelamente, colabora con el seguimiento correcto de las fechas importantes que se especifican en cada contrato (una tarea que manualmente se realizaba en tablas de Word o de Excel), emitiendo notificaciones con recordatorios en momentos cruciales como fechas de renovación, caducidad o tiempos de pago, evitando incumplimientos o errores que puedan derivar en cobros adicionales o mayores gastos para la organización.

Otros beneficios a considerar

La tarea de revisión de contratos en forma manual resulta laboriosa, y quita tiempo valioso que los colaboradores pueden aprovechar para aportar ideas o tomar decisiones que beneficien directamente a los intereses de la organización, mejorando el desempeño de la misma en el mercado.

Al poder visualizar más claramente los beneficios contractuales con este tipo de soluciones, el área de administración logra:

  • Garantizar que los proveedores cumplan con sus obligaciones de desempeño y precios de contrato, comparando las facturas con las órdenes de compra.

  • Ampliar los descuentos por pagos anticipados y permitir una mejor relación o trato con los proveedores involucrados.

Además le permite comparar información del contrato, incluyendo términos, pagos, vencimientos, reembolsos y demás datos relevantes con la data incluida en el software ERP (Enterprise Resource Planning), para lograr:
  • Reducir el tiempo dedicado a la revisión y aprobación de nuevos contratos.

  • Verificar precios, plazos y condiciones de entrega en forma automática.

  • Mejorar la comunicación dentro y fuera de la empresa, lo que en consecuencia facilita la toma de decisiones de negocio.

En definitiva la gestión eficiente a lo largo de todo el proceso de vida de un contrato será sinónimo de cumplimiento de compromisos, negocios ejecutados exitosamente y clientes/colaboradores satisfechos con la labor ejecutada por la empresa, utilizando los recursos con los que cuenta en tiempo y forma para el beneficio de ambas partes.

Desde Argontech, en alianza con ABBYY ponemos al alcance de su organización ABBYY Text Analytics for Contracts, un servicio administrado que le permite estudiar las obligaciones de un contrato, identificar su contenido y disminuir al máximo los riesgos que se pueden presentar de no llevarse una eficiente gestión contractual.

ABBYY Text Analytics for Contracts cuenta con una estructura extensible y escalable basada en microservicios que garantiza un proceso fluido de gestión y análisis contractual tanto para estudios jurídicos como empresas cualquiera sea su tamaño.

¿Desea conocer mejor esta herramienta de automatización? En Argontech podemos asesorarlo. Contáctenos.

Mejorar la productividad laboral con tecnología OCR
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¿Cómo mejorar la productividad laboral con la tecnología OCR?

Un software de reconocimiento óptico de caracteres (Optical Character Recognition OCR) puede facilitar su vida en muchos sentidos; aún más en el ámbito laboral. Dicha tecnología permite convertir folletos, artículos de revista, imágenes, banners, un contrato impreso, archivos de PDF o cualquier documento escaneado en datos que pueden editarse o modificarse, e inclusive cambiarse de formato con total comodidad ¡En resumen: sus deseos hechos realidad!

Esto significa, entre otras cosas, que ni usted ni sus empleados tendrán que pasar más tiempo reescribiendo un documento o el texto contenido en una imagen, tampoco corrigiendo los errores que pudieron cometer mientras lo hacían, generando una ventaja competitiva importante que seguramente agradecerá.

En esta nota, le detallaremos cómo la tecnología OCR puede ser su mejor aliada para incrementar la productividad laboral.

Tiempo mínimo invertido, mayores niveles de eficacia

La gestión documental dentro de su empresa adquiere un valor agregado importante con la tecnología del reconocimiento óptico de caracteres, ya que se facilitan tareas como las búsquedas específicas de textos dentro de un archivo para acceder a la información
que se necesite en el momento. Adicionalmente evitará acumular papeles innecesarios en el espacio físico de su empresa y tendrá un mayor control de los archivos utilizados, disminuyendo la posibilidad de pérdidas o vulnerabilidad de la información sensible que pueda poner en riesgo su organización.

Todas estas ventajas tecnológicas se resumen en el sistema avanzado que ofrecen las tecnologías de ABBYY FineReader OCR y ABBYY Recognition Server; en conclusión sus dispositivos digitales, bien sea escáneres o cámaras digitales solo tendrán que encargarse de capturar el documento y el software de OCR se ocupará de lo demás, inclusive de corregir algún problema de la imagen (de ser necesario) para poder procesarla correctamente y que el texto entregado luzca exactamente como el original.

Si desea trabajar con un texto que no se encuentra en castellano, el sistema FineReader OCR posee un diccionario capaz de traducir hasta 48 idiomas diferentes. Adicionalmente el servidor de conversión de documentos ABBYY Recognition Server se alimenta del reconocimiento óptico de caracteres y entrega resultados en más de 190 idiomas incluyendo algunos más complejos como el árabe y el chino

ABBYY Recognition Server suma tiempo valioso dentro de su empresa cuándo se trata de proyectos que incluyen una enorme cantidad de documentos a gestionar. La tecnología que incluye permite convertir archivos físicos a digitales en una variedad de formatos que usted podrá escoger según los requerimientos precisados, incluyendo PDF, JPEG, TIFF, DOCX, XLSX, ODT, PPT,HTML y más.

Otras ventajas de la tecnología OCR a considerar:
  • Todos sus empleados pueden conectarse al servicio de conversión de documentos. No se necesita capacitación ni entrenamiento adicional para utilizar dichas tecnologías.

 

  • La productividad se verá alimentada al ahorrar tiempos y costos importantes. Su empleado tendrá acceso a información 24/7 y podrá compartirla en cuestión de segundos.

 

  • Podrá recuperar archivos que estaban guardados desde hace mucho tiempo en su biblioteca, manuscritos difíciles de leer e inclusive que se encuentren de mala calidad para llevarlos a archivos PDF.

 

  • Esta tecnología también tiene la capacidad de reconocer códigos de barra en  1D Y 2D.
Satisfacción del cliente garantizada

Reducir tiempos de trabajo y aumentar la productividad debe ser una meta clara dentro de cualquier organización con deseos de crecer. El sistema de Reconocimiento óptico de Caracteres no sólo permite disminuir drásticamente la intervención humana en estos procesos que pueden tornarse tediosos y repetitivos, también le asegura mayor rapidez en los tiempos de respuesta, mayor precisión y confiabilidad en la información que le permitirá tomar mejores decisiones a futuro: muchas características que su cliente sabrá valorar.

¿Desea optimizar sus procesos de gestión documental con las tecnologías que incluyen el reconocimiento óptico de caracteres? En Argontech podemos ayudarle. Implementar ABBYY Recognition Server y ABBYY FineReader OCR es sinónimo de dar un paso hacia adelante en la administración de sus documentos y simplificar trabajo para sumar valor a los procesos de negocio que le ayudarán a mirar siempre hacia el futuro. Contáctenos y le explicaremos cómo podemos ayudarle.

Automatización de carga de facturas
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Automatización de carga de facturas (Caso de éxito: Microsules)

¿Imagina tener que ensamblar y procesar manualmente más de 2000 recibos por mes dentro de su compañía? ¿Reconoce cuánto tiempo y cuánta cantidad de empleados puede tomarle esta tarea? Justamente a este reto se enfrentaba diariamente la compañía farmacéutica Microsules Argentina, por lo que tomó la decisión de simplificar el flujo de trabajo que implicaban sus procesos administrativos y buscar una solución definitiva: todo se resumió en implementar ABBYY Flexicapture y Gestión Documental con workflow de aprobaciones.

En esta nota, tomaremos de ejemplo este caso de éxito y le contaremos cómo esta herramienta puede convertirse en su aliada para generar datos precisos en corto tiempo y potenciar sus decisiones de negocio. Un impulso que permitirá a su empresa consolidarse en un competitivo mercado, mejorar el archivo de documentos, flexibilizar la búsqueda de información, además de contar con una gran cantidad de ventajas organizativas que seguramente le interesarán.

La misión: extraer datos automáticamente de documentos estructurados o no estructurados

El proceso es completamente sencillo: ABBYY Flexicapture permite la entrada de todo tipo de documentos de oficina, imágenes o información de e-mails para posteriormente clasificarla según su contenido. En el caso de la empresa farmacéutica, se optó por avanzar con todos los documentos de pago y liquidaciones del personal. Estos archivos son sometidos a las diferentes etapas del proceso que propone la herramienta: extracción de información, validación, liberación y finalmente registro contable. Los datos conseguidos se envían directamente al Sistema de Gestión Documental y ¡así de simple! el documento puede ser rastreado por todo el personal autorizado, incluyendo los usuarios que pertenecen a departamentos como finanzas, compras, producción y contabilidad para potencializar la toma de decisiones.

Al poner en funcionamiento ABBYY FlexiCapture, la empresa farmacéutica logró otros tantos beneficios que incluyen:

  • Reducción al 25% del consumo de papel, lo que influye directamente en el impacto ambiental, el ahorro de costos y en la conciencia de reciclaje del personal involucrado.
  • Mejoras dentro de la planificación financiera, agilidad en la administración de procesos y, en consecuencia, mayor rapidez en el pago de los proveedores (ventajas que influyeron positivamente en el rendimiento anual de la organización y permitieron el aprovechamiento de descuentos por pronto pago).
  • Se incrementó la automatización de procesos en un 15%.
  • Los errores operativos disminuyeron en un 5%.
  • Los tiempos de procesamiento de la información alcanzaron una mejora de un 40%.
  • Se cuenta con mayor personal operativo para realizar otras tareas que suman productividad al negocio.
  • Los usuarios autorizados pueden recibir un estado actual del documento, inmediatamente después que ingresa al circuito.
¿Otro punto a favor?: La calidad de la información

Gracias a la automatización de cargas de facturas y la implementación de un workflow de aprobaciones se puede gestionar y monitorear todo el proceso desde un sistema único centralizado, evitando que los documentos tengan que pasar por sucursales o filiales regionales y acortando el tiempo de procesamiento que anteriormente ameritaba varias semanas.

Estas herramientas evitan la pérdida o el traspapelamiento de facturas, reducen los casos de fraude o pagos por duplicado y otorgan transparencia al proceso contable realizado, vinculado directamente a la calidad y seguridad de la información.

El departamento financiero de la empresa se podrá concentrar en estos beneficios para lograr mayor visibilidad de las deudas pendientes, evitar pago de tasas por retrasos y mejorar todos los procesos de cuentas involucrados. Justamente todo lo que logró la empresa farmacéutica Microsules al contratar ABBYY FlexiCapture e implementar la gestión documental con workflow de aprobaciones.

Tecnología avanzada que se adapta a los requerimientos de la empresa

Todos los pasos involucrados en el procesamiento de las facturas dentro de la herramienta ABBYY FlexiCapture se trabajan con componentes avanzados para cumplir con los plazos y señalamientos estipulados dentro de la organización. Se cuenta con versatilidad para introducir y clasificar los documentos de pago requeridos, lo que permite vincularlos directamente con los proveedores, comparar la información de los pedidos y llevar un control/auditoría de las transacciones ejecutadas.

Microsules es solo una de las muchas empresas que decidió dar un paso hacia adelante en la automatización de procesos y simplificar sus flujos de trabajo con las soluciones de ABBYY, implementadas por Argontech.

¿Quiere conocer más de este proceso? En el siguiente link puede procesar una factura en tiempo real y saber cómo trabaja ABBYY FlexiCapture. Además puede solicitar una demostración que le permita reconocer cómo abordará sus necesidades organizacionales.

Como parte de nuestro desarrollo, en Argontech no solo nos encargamos de implementar el sistema de automatización de facturas, también instalamos el gestor documental que complementará el proceso de pagos dentro de su empresa ¡Todo esto en tiempo récord para ofrecerle grandes beneficios!
Es tiempo de evolucionar.

IA y gestión documental
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Los beneficios de la IA en la gestión documental

La inteligencia artificial (IA) ha traído consigo una verdadera revolución en los negocios. Nos lo confirma la consultora de mercado IDC al señalar que en el 2019 el 30% de las iniciativas de transformación digital en las empresas argentinas estarán destinadas a la IA, y ¡no es para menos! ya que permite automatizar tareas que en un principio fueron rutinarias, acortar tiempos de entrega, atender mejor al cliente y brindarle un servicio completamente personalizado y adaptado a sus necesidades.

Por si no lo sabías….

La inteligencia artificial es la simulación de procesos de inteligencia humana por parte de máquinas, especialmente de sistemas informáticos. Procesos que incluyen el aprendizaje, el razonamiento (usando las reglas para llegar a conclusiones aproximadas o definitivas) y la autocorrección.

La gestión documental también se ha visto beneficiada con la inteligencia artificial y por eso es justamente el núcleo de los productos ABBYY. Ambas trabajan en conjunto con el firme propósito de cambiar la manera en cómo se venía archivando, organizando, procesando y extrayendo la información que se consume a diario. En esta nota queremos compartir con usted algunos beneficios que la IA ha traído para la gestión documental. ¿Le interesa? Lo invitamos a seguir leyendo….

El aprendizaje automático y la inteligencia artificial

Las tecnologías de aprendizaje automático o machine learning han permitido gestionar eficazmente mayores volúmenes de datos dentro de las organizaciones: lo que antes era todo un desafío para las empresas ahora se convierte en una excelente oportunidad de entregar al cliente más y mejores resultados.

El machine learning, completamente ligado a la inteligencia artificial, evalúa el contenido de los documentos y según los resultados se encarga de las tareas de organización, interpretación  y clasificación de los mismos para la toma de decisiones acertadas. En este proceso es cada vez menos necesaria la intervención humana ya que son los propios sistemas quienes tienen la capacidad de “aprender por sí mismos” para mejorar su desempeño u operatividad en el caso de ser necesario.

Análisis inteligente y organización de los documentos

Un beneficio de la inteligencia artificial, que sin duda alguna puede ayudar a agilizar y optimizar los procesos donde se requiera gestionar documentos dentro de las empresas u organizaciones, es que aporta valor agregado al organizar y analizar los datos en tiempos más cortos y generando mejores resultados. Allí entran algunas características innovadoras que tienen los productos ABBYY como el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR), el Reconocimiento Inteligente de Caracteres (ICR), las tecnologías de análisis inteligente de plantillas de documentos, y otros servicios de localización, reconocimiento y traducción que son tan necesarios para mejorar los flujos de trabajo dentro de las organizaciones.

Seguridad y protección de los datos

¡Así es! Las herramientas de inteligencia artificial también le aportan mayor seguridad en la gestión de datos inherentes a su empresa ya que tienen la capacidad de detectar cuáles documentos son confidenciales o tienen acceso limitado, leyendo, por ejemplo, las palabras “confidencial o “privado” dentro de los mismos e inhabilitando su acceso a determinados usuarios, en el caso que fuese necesario.

También, gracias a la inteligencia artificial, existen tecnologías de reconocimiento facial y demás sistemas biométricos implementados, que permiten visualizar los datos confidenciales únicamente a quienes tengan los accesos otorgados, garantizando que la información se encuentre segura, no sea alterada o eliminada por ajenos o extraños.

Mayor calidad + Menor tiempo = Mejor gestión documental

La clasificación a partir de la lectura de documentos que realizan las herramientas de inteligencia artificial han permitido optimizar los procesos que antes requerían mayor tiempo y dedicación de las personas. De igual forma sucede con todo lo que conlleva el proceso de extracción: la inteligencia artificial otorga mayor precisión y la capacidad de leer el documento sin importar la cantidad de datos que se incluyan en él o el idioma en que esté escrito, de manera más precisa y automatizada. De esta forma podrá obtener en forma inmediata la información de sus documentos y volcarla en planillas o integrarla en su sistema de gestión para realizar reportes y análisis que permitan una toma de decisiones informada. ¡Una ventaja que conviene a las empresas para ir a la par de las nuevas actualizaciones y desafiar la competitividad del mercado!

En Argontech trabajamos de la mano con ABBYY para la extracción inteligente de documentos, utilizando la inteligencia artificial como base para lograr procesos más ágiles y optimizados, adaptados a los requerimientos que exige la actualidad tecnológica y comercial. ¿Quiere empezar a notar los resultados? Contáctenos.

 

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Beneficios de la extracción inteligente de datos de sus documentos

El uso de datos ¿importa en su empresa? ¿Está aprovechando sus ventajas para optimizar sus procesos internos de gestión y mejorar las relaciones con los clientes?

Los datos son la vida del negocio y es necesario partir de esta premisa para recordar la importancia que tiene hacer un buen uso de ellos, para tomar mejores decisiones a futuro, ofrecer un servicio al cliente cada vez más personalizado y hacer frente a las exigentes tendencias del mercado.

No hay ninguna duda al respecto, la información es poder, y lo es en un mundo cada vez más acoplado a las tecnologías de información y a la transformación digital, por lo que no puede quedarse atrás: es tiempo de poner en marcha lo que hoy se conoce como la extracción inteligente de datos. ¿Quiere más información al respecto? ¿Conoce los beneficios que puede traer implementarlo en su empresa u organización? Entonces esta nota seguramente le interesará.

Extraer datos como soporte a la toma de decisiones empresariales

Realizar minería o extraer inteligentemente los datos estructurados y no estructurados dentro de una masiva cantidad de información, que incluye documentos electrónicos y en papel le ayudará a predecir comportamientos futuros y tomar decisiones acertadas, por eso es un paso sumamente importante que no puede dejar de cumplir.

Además le permitirá poner atención en la información que es realmente importante, integrar los contenidos útiles en los diferentes sistemas de gestión, tener mayor control de los procesos de negocio, detectar patrones en los datos y comparar información o resultados obtenidos en períodos de tiempo determinados para posteriormente poder conocer cómo ha sido la evolución de la empresa de manera detallada. 

Adicionalmente, toda esta información que obtendrá le otorgará determinados beneficios que detallaremos a continuación:

  • Genera una ventaja competitiva dentro de un mercado cada vez más desafiante. La extracción inteligente de datos bien empleada le permite estar un paso hacia adelante en relación con las empresas que no gestionan su información de manera eficiente, además es sinónimo de crecimiento y sostenibilidad.
  • Permite extraer datos de documentos como facturas, remitos, contratos, etc y enlazarlos a los diferentes sistemas, lo que se traduce en el procesamiento de mayor cantidad de información en menor tiempo, a la vez que se reducen los errores humanos de tipeo y la cantidad de recursos destinados a ello. De esta forma el personal pasará a realizar un trabajo analítico agregando valor a la organización.  
  • Permite tener los stocks actualizados mediante la carga inmediata de la información y adicionalmente agilizar los circuitos de pago, logrando descuentos importantes. 
  • Ayuda a consolidar el análisis de datos y su posterior procesamiento, entregando reportes visibles, entendibles y ordenados, sin importar el número de facturas, remitos o contratos que se deban considerar.
  • Reduce significativamente los costose inclusive a largo plazo aporta al crecimiento de la empresa porque ayuda tomar decisiones estratégicas y a sacar el máximo partido a los datos abriendo nuevas y desafiantes oportunidades de negocio.
  • Logra mayor coordinación y planificación empresarial usando la información basada en datos de manera consistente y transformándola en patrones válidos y útiles que puedan ser entendidos por cualquier miembro de la empresa sin necesidad de tener conocimientos previos en ingeniería informática.
  • Además, permite atender al cliente de forma personalizada e inclusive generar mensajes específicos según sus preferencias o demandas individuales. La extracción de datos es ideal para acompañar estrategias de marketing ya que combina información de diversas fuentes y la transforma en una imagen detallada. Un beneficio que permite encontrar, atraer y perder menos clientes potenciales, además de mejorar las existentes relaciones.
  • La extracción inteligente de datos alimenta al Big Data . Los datos generados dentro de las empresas u organizaciones no pueden quedar almacenados y estáticos, hay que aprovecharlos al máximo, allí entra a jugar un rol primordial el Big Data a través del cual podrá avanzar, luego de extraer los datos necesarios, en realizar análisis estratégicos, bien pensados y ejecutados.
Extraer datos: una tarea pendiente y necesaria

La tendencia actual es que crece la cantidad de datos y la capacidad de las empresas para almacenarlos, pero falta mayor preocupación por procesarlos y que puedan ser utilizados eficazmente en un sistema informático. Allí entra la importancia de la extracción inteligente para el crecimiento y la permanencia en el tiempo de una empresa que busque ser competitiva mejorando sus procesos y al mismo tiempo quiera ofrecer al cliente una mejor atención.

¿Le interesa potenciar los datos que ingresan a su negocio para obtener todos estos beneficios y paralelamente tomar mejores decisiones empresariales?  En Argontech, de la mano de ABBYY, nos especializamos en capturar y realizar extracción de datos de manera robotizada. Contáctenos.

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Las mejores prácticas en la automatización de procesos documentales

La automatización de procesos documentales se ha convertido en una tarea obligada para las empresas u organizaciones. Los archivadores A-Z que conocíamos de toda la vida han pasado a ser un instrumento del pasado para dar paso al software que permite administrar eficazmente los archivos y documentos, mejorar y optimizar los procesos internos de la empresa y reducir costos asociados.

Los documentos, contenidos y datos de la empresa son almacenados en el sistema de gestión y el protagonista indiscutible es la automatización, relevando las tareas que pudieron llegar a ser repetitivas y tediosas de realizar en tiempos pasados para el personal de una determinada empresa u organización.

En esta nota queremos compartir las mejores prácticas en la automatización de procesos documentales. ¿El objetivo? que pueda administrar de la mejor forma los datos dentro de su empresa, mejorar la productividad, acortar los tiempos y evitar errores que puedan salir muy caros en un mundo cada vez más acoplado a lo digital.

Cambie hábitos y estilos de trabajo

De nada vale tener todos sus procesos documentales automatizados si dentro de la empresa los empleados no saben aprovecharlos. Si nota que ésto está sucediendo, será necesario que capacite e informe a los usuarios sobre el software que ha instalado (sus características y ventajas) con la finalidad de que comprendan el proceso en el área y se logre que el flujo de trabajo sea el esperado.

Incluya opciones de seguridad para garantizar la confidencialidad de la información

Todos los datos e informaciones que conviven dentro de una empresa deben manejarse con mucho cuidado. Al automatizar los procesos documentales es sumamente importante poner atención en el área de la seguridad y controlar cuáles usuarios tienen o no acceso a determinados documentos para poder verlos, eliminarlos o editarlos. De esta manera, la información que se considere confidencial, podrá estar a salvo de alguna violación de seguridad.

Conozca los formatos compatibles

Una buena práctica que le permitirá saber cuáles son los formatos que tienen los documentos archivados en el software instalado dentro de su empresa para evitar futuros errores de compatibilidad.

Añada metadatos que le permitan organizar sus documentos

De esta manera podrá colocar fecha de caducidad, etiquetas, notas, para describir y clasificar los documentos según el establecimiento de determinados parámetros. Lo que le permitirá facilitar su búsqueda y/o recuperación en caso de alguna eventualidad, es decir, le será mucho mejor gestionarlos.

Guarde un registro de las modificaciones que realice a los documentos

Este proceso lo debería hacer de forma automática su software de gestión documental: guardar un registro de las modificaciones realizadas a determinados archivos y las veces que se ha accedido a ellos para reestructurarlos. La información debe ser accesible para el usuario que lo desee, siempre y cuando cumpla con los parámetros de seguridad estipulados.  

Aproveche los beneficios de la Nube para su seguridad

Almacenar documentos en la nube debe convertirse en una herramienta que no sólo ayude a sus empleados a trabajar sin importar las barreras de distancia, también que le permita implementar políticas de copias de seguridad; De esta forma podrá contar con un “backup” o respaldo de sus documentos en el caso de presentarse algún imprevisto que pueda modificarlos o eliminarlos.

Cumpliendo estas buenas prácticas en automatización de procesos documentales garantizará excelentes resultados

No solo basta que su empresa tome la decisión de mejorar y optimizar los procesos administrativos al automatizar la gestión documental, también es sumamente importante que cumpla estas mejores prácticas, sumando a sus empleados y usuarios dentro del proceso para garantizar excelentes resultados, incluyendo mayor seguridad, ahorro de costos y tiempos utilizados.

¿Quiere optimizar los flujos de trabajo dentro de su empresa con la automatización de procesos documentales? En Argontech podemos ayudarlo a lograrlo.

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Automatización para la Carga de Facturas

Ahorre tiempo y dinero automatizando la carga de facturas.
Facilite el acceso a los documentos de compras de forma digital.
Genere un circuito electrónico de aprobación de pago de facturas.
Convertimos su proceso de gestión de proveedores actual a través del reconocimiento inteligente de toda la información de las facturas y otros documentos, cargándolos en forma automatizada en su sistema de gestión. De esta manera, su empresa se beneficiará en gran medida ya que podrá optimizar los tiempos de proceso actuales, a través de la consulta y flujo de sus facturas de compras.

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Caso de Estudio – Microsules Argentina

Estudio de caso

Salud / Productos farmacéuticos

Microsules Argentina es una compañía farmacéutica conocida por la calidad de sus productos y procesos. Ha estado fabricando una gran variedad de medicamentos para diferentes laboratorios nacionales e internacionales durante más de 40 años. Para apoyar su crecimiento y enfrentar los desafíos del futuro, la compañía actualiza constantemente sus equipos, la experiencia de sus profesionales z y sus procesos comerciales

    


Desafío

Optimización del procesamiento de los documentos de pago y las liquidaciones

Solución

ABBYY FlexiCapture Distributed

Resultados

• Tiempo de procesamiento reducido en un 40%;
• Consumo de papel reducido en un 25%.


Desafío

Al actualizar los procesos administrativos, uno de los desafíos importantes para Microsules fue simplificar el flujo de trabajo de los pagos a los proveedores. La información sobre compras, gastos y pagos es crucial para la toma de decisiones en el departamento de finanzas, por lo que era muy importante encontrar una forma de entregar esta información de manera rápida y precisa.
El flujo total involucra al Departamento de Compras, Producción, Contabilidad, Autorizaciones y Finanzas. Con alrededor de 2000 recibos por mes, solía tomar mucho tiempo para ensamblar manualmente los documentos en papel, y además de eso, la circulación de algunos documentos dentro de la empresa dependía del correo físico interno.
Durante más de tres años, Microsules planeaba mejorar sus circuitos administrativos con la digitalización de imágenes y reconocimiento de OCR. En busca de una solución, Microsules se basó en la opinión de expertos internacionales y clasificaciones mundiales de software. ABBYY atrajo su atención como un de los líderes internacionales, y decidieron contactar al socio de ABBYY en Argentina — Argontech® S. R. L. — para solicitar una demostración.

Solución

La solución ofrecida por Argontech fue ABBYY FlexiCapture, una plataforma para la captura inteligente de datos. Una de sus principales ventajas es su capacidad para integrarse fácilmente con DMS y entregar automáticamente datos precisos a los responsables de la toma de decisiones.
En Microsules, los documentos ahora se escanean en el departamento que recibe copias físicas. Como todas las otras etapas son digitales, el procesamiento lleva poco o nada de tiempo, lo que permite a los usuarios autorizados recibir un estado actualizado del documento una vez que ingresa al circuito.

FlexiCapture reconoce datos en imágenes escaneadas y define el tipo de documento. En función de si el documento es una nota de pedido, factura, recibo, documento de soporte para un pedido realizado o un correo electrónico, FlexiCapture extrae campos específicos y envía los datos al DMS. A partir de este momento, todos los usuarios autorizados pueden rastrear el estado del documento. Si un usuario ingresa información en el sistema, FlexiCapture realiza una validación cruzada con los datos existentes para verificar su corrección.
Toda la información se puede encontrar en segundos, ya que los datos y documentos, se pueden buscar fácilmente. El archivo de documentos también se ha vuelto más conveniente ya que la empresa solo puede archivar documentos en papel relevantes y deshacerse de anotaciones personales, notas de tipo post-it y comentarios manuales confusos.

“Lo que más me gustó de trabajar con ABBYY es su flexibilidad para capturar y convertir los datos que especificamos, lo que nos permite centrarnos en los procesos críticos de la empresa para aumentar la utilidad. Permite la transparencia en los procedimientos y ayuda a detectar recursos inactivos, disminuir el trabajo de rutina, aumentar la eficiencia y la disponibilidad del personal operativo para otras tareas. FlexiCapture se integra automáticamente con la entrada de datos, sin intervención humana, lo que reduce los costos laborales que son muy altos en países como Argentina. Esto se transforma en competitividad para la compañía. Creo que el futuro del procesamiento de datos no dependerá de los usuarios que rutinariamente ingresan recibos. Es necesario encontrar un mejor uso para la mente humana sofisticada que nos permita proyectar con confianza hacia el mañana, y una herramienta como ABBYY facilita este salto.”

Dr. Paola Virginia Porta, Gerente de Negocios, Microsules Argentina

Resultados

Gracias al nuevo flujo documental, Microsules incrementó la automatización de procesos en un 15%. El sistema FlexiCapture aceleró la captura de datos y facilitó la automatización de la entrada de datos y, como resultado, los tiempos de procesamiento han mejorado en un 40%. Además, los errores habituales de los operadores se han reducido al 5%.Como impacto ambiental, Microsules redujo el consumo de papel al 25% de lo que tenían. Ahora que el equipo está trabajando con herramientas digitales compartidas, la compañía ha aumentado la conciencia interna sobre el reciclaje y evita imprimir papeles innecesarios.
Un flujo de documentos automatizado mejora la planificación financiera. Dado que lleva menos tiempo procesar los documentos, es más fácil administrar el proceso y pagar a los proveedores a tiempo, lo que a su vez otorga ventajas para negociar los precios. Por lo tanto, el nuevo sistema otorgó puntos adicionales al rendimiento anual de la empresa.

“En cuanto al futuro, esperamos una mayor integración con el software ERP que administramos para minimizar el trabajo de los operadores de estilo de “entrada de datos”. Esto dará como resultado mejores costos y mayor flexibilidad para las operaciones, y también permitirá la integración con placas de datos. Podremos medir mejor la productividad mediante la detección de procesos que tienen costos ocultos para la empresa. Actualmente estamos buscando implementar la herramienta en otros sectores también.”

Dr. Paola Virginia Porta, Gerente de Negocios, Microsules Argentina

Abbyy FlexiCapture for Invoices
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ABBYY® FlexiCapture for Invoices

ABBYY® FlexiCapture for Invoices

Procesamiento automatizado de facturas

Procesamiento automatizado de facturas

ABBYY FlexiCapture for Invoices es una solución para los negocios que permite a las organizaciones modernas llevar a cabo una captura automatizada de las facturas. Esta solución ha sido diseñada tomando como base la famosa plataforma de captura de datos ABBYY FlexiCapture y pensando en los directores financieros y los profesionales de la contabilidad con el fin de ayudarles a aumentar su eficiencia y la productividad de su trabajo diario.

Ventajas para los departamentos de contabilidad modernos

ABBYY FlexiCapture for Invoices hace frente a muchos de los retos más acuciantes a los que se enfrenta la contabilidad moderna. Los directores de contabilidad y financieros siempre intentan acelerar los ciclos de procesamiento y aprobación de las facturas, a la vez que procuran que los datos financieros sean exactos para los informes de la empresa. Otra de sus exigencias es la reducción de los riesgos, para lo cual sincronizan constantemente todos los procesos contables con los últimos requisitos legales, reglamentos fiscales y estándares de conformidad. Por último, debido a que cada vez es más común enviar las facturas en formato electrónico, las organizaciones deben tener en cuenta la posibilidad de procesar las facturas electrónicas con el mismo sistema con el que se procesan las facturas en papel.

Abbyy FlexiCapture for Invoices-beneficios

Aumento de la eficacia
Las facturas electrónicas al mismo nivel que las facturas en papel

ABBYY FlexiCapture for Invoices procesa los documentos sin importar a través de qué canal llegan. Por tanto, gestiona en un único flujo tanto las facturas en papel como las electrónicas, por ejemplo las que vienen en formato Pdf adjuntas en correos electrónicos.

Lectura automatizada de facturas

La solución para facturas de ABBYY está preconfigurada para todos los sistemas contables, gracias a lo cual lee, extrae y valida todos los datos de facturación necesarios para el posterior procesamiento o inspección fiscal.

  • Sustituye las laboriosas cargas y controles manuales de las facturas, verificando automáticamente que la información sea correcta.

  • Los campos de facturación necesarios están “pre-formados” en el sistema, gracias a lo cual se reduce el tiempo de implementación.

Intervención manual solo en casos excepcionales
  • La máxima eficacia y la lógica de extracción integrada reducen la necesidad de que los contables intervengan manualmente, refinen los datos extraídos y los comprueben.

  • Procesamiento directo de las facturas válidas y capturadas correctamente desde la llegada hasta su contabilización sin necesidad de que intervenga el personal contable.

  • Los documentos inciertos y los datos de facturación extraídos que requieren atención pueden refinarse y validarse con un simple proceso de clics con el ratón.

  • Las facturas no conformes con los requisitos legales pueden rechazarse y devolverse al remitente.

Procesamiento de facturas para empresas
Integración inteligente en entornos empresariales existentes

Integración inteligente en entornos empresariales existentes

Facturas en papel y electrónicas en una única solución

Facturas en papel y electrónicas en una única solución

Ajustes de país para empresas internacionales

Ajustes de país para empresas internacionales

 

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