Del caos a la solución con MPS

¿Se imagina poder unificar la información impresa y digital que maneja su empresa para optimizar los procesos administrativos, mejorar flujos de trabajo, impulsar la productividad y reducir costos de una manera fácil y sencilla? ¿Qué pasaría si le decimos que puede lograrlo?

Muchos de estos beneficios se alcanzan al implementar los Servicios Administrados de Impresión (Managed Print Services, MPS, por sus siglas en inglés). Si es la primera vez que escucha hablar de este servicio y busca transformar su infraestructura de impresión para pasar del caos a un proceso guiado con el uso de una información precisa y correctamente gestionada, en esta nota le orientaremos.

¿Cómo funcionan los MPS?

Los MPS (implementados por personal experto y calificado) se encargan de transformar positivamente los procesos dentro de su empresa dando orden a la gestión de documentos, supervisando la flota de impresoras, faxes, fotocopiadoras y demás equipos multifuncionales que manejen papel, para adaptarlas a las verdaderas necesidades de la organización, evitando desperdicios de material e ineficiencias en el trabajo realizado ¡un punto a favor para la empresa y otro para el planeta tierra!

Para lograrlo, se realiza un seguimiento del uso que se le está dando a dichos equipos dentro y se trabaja en efectuar los ajustes necesarios, ayudando además a los trabajadores a mejorar sus hábitos de impresión, minimizar los tiempos de inactividad que pueden llegar a salir muy caros, monitorear el ciclo de vida de los dispositivos y garantizar que los equipos cuenten con el suministro de consumibles (papel, tinta, toner) necesarios para evitar errores de funcionamiento que afecten al cliente final.

¿Qué fases se deben cumplir para implementar los Servicios Administrados de Impresión?

Estos son los pasos fundamentales que se deben cumplir para lograr implementar este servicio en las organizaciones:

• Optimizar la infraestructura de impresión y adaptar los dispositivos a cada sector dentro de la empresa, lo que permitirá ubicar los equipos de impresión en función de las necesidades y/o prioridades puntuales de los empleados, fomentando un uso más eficiente de los datos, ahorro de tiempo y mejoras en los procesos de negocio.

• Controlar los dispositivos desde un sistema global único que permita administrar y visualizar eficientemente todos los equipos, realizar informes y conocer sus requerimientos desde cualquier parte del mundo, evitando de esta forma fallas de funcionamiento, errores inesperados e interrupción del flujo de trabajo.

• Tecnología + prácticas recomendadas = mejores resultados empresariales: al transformar los procesos dependientes de papel que existan en su empresa en prácticas eficientes y automatizadas se busca trabajar por lograr mejores prácticas de impresión, además de un acceso a la información precisa y necesaria que resultará en mejores resultados empresariales.

¿Cómo se beneficia su empresa implementando este sistema?

Reducción de costos es en este punto la palabra clave. Aunque, además de ahorrarle dinero al mejorar significativamente las prácticas de impresión, los MPS traen un sin número de beneficios, que incluyen por ejemplo mayor seguridad dentro de la gestión documental de su empresa (sobre todo si se trata de una organización grande, con gran cantidad de empleados y demandas de impresión desde diferentes equipos, incluyendo los remotos o celulares).

Además, podemos nombrar otros beneficios importantes:

• • Pueden fijarse cuotas de impresión por usuario, restringir en ciertos casos el uso de la impresión a color y realizar informes de la cantidad de papel utilizado. Una transformación total en las políticas de impresión empresariales.

  • La posibilidad de imprimir remotamente desde un dispositivo móvil (Tablet o teléfono celular) sin perjudicar la seguridad dentro de la empresa.

  • Permite medir los costos de impresión de un usuario o departamento determinado para posteriormente establecer las políticas de impresión adecuadas.

  • Se ofrecen adicionalmente servicios de reparación de averías y reposición de suministros para mejorar la eficiencia de los equipos.

  • Gestión de la flota de impresoras desde plataformas Cloud.

  • Su empresa aumenta la productividad y optimiza los procesos al mismo tiempo que colabora al cuidado ambiental.

¡Es momento de optimizar sus servicios de impresión!

Una empresa que es plenamente consciente de los recursos que utiliza y busca cada día optimizar los procesos que intervienen para el cumplimiento de sus objetivos de negocio ya tiene un paso adelante. Los Servicios Administrados de Impresión son una herramienta que le permite mantenerse de pie en un mercado competitivo, evaluar el parque de impresoras y demás equipos multifuncionales que manejen papel, para de esta forma establecer las políticas necesarias que le permitan ahorrar imprimiendo, eliminar lo ineficiente y gestionar de manera adecuada sus procesos documentales.

Desde Argontech nos especializamos en ofrecer soluciones de impresión que se convertirán en herramienta clave para la sostenibilidad, productividad y rentabilidad de su negocio. Ahorrar imprimiendo es posible, y gestionar sus equipos multifuncionales garantizando la seguridad, también lo es. ¿Está interesado en transformar positivamente sus políticas de impresión? Contáctenos.