Cómo optimizar la gestión con la carga automatizada de facturas

Todo el proceso de aprobación manual que se genera detrás de cada factura, implica tiempo valioso de sus colaboradores y, en ocasiones, retrasos importantes que pueden generar más costos de los esperados dentro de la organización.

En tiempos donde la innovación es fundamental para optimizar los procesos empresariales, la transformación digital juega un papel protagonista y resulta necesaria para manejar de forma eficiente cada documento que ingresa al entorno laboral, incluyendo las facturas.

La automatización y digitalización de este tipo de archivos trae beneficios importantes que mencionaremos a continuación, ¿cómo funciona todo el proceso y en qué se diferencia del trabajo manual?

Facturas disponibles para todos

Contrario al proceso manual, cuando hablamos de automatización de carga de facturas no es necesario que el archivo pase físicamente por cada encargado para su aprobación, solo basta con recibirlas en una casilla de correo electrónico o bien escanearla para que esté disponible para su proceso digital.

Luego, se clasifican automáticamente por proveedor y se extraen todos los datos relevantes para cargarlos al sistema de gestión. A su vez, el archivo de imagen es cargado e indexado automáticamente en el gestor de documentos, iniciando workflows de aprobaciones.

Todo este proceso es completamente automático, sin errores, facilitando las tareas que antes resultaban tediosas dentro de la organización.

En el caso de que exista una orden de compra, es mucho más sencillo el flujo de trabajo al contar con procesos de documentación digital. El software se encargará de contrastarla con el recibo y la factura correspondiente, en el caso de que todo coincida irá directo a pagos, ahorrando tiempo y optimizado un trabajo que antes necesitaba muchísima más atención.

¿En qué le beneficia a la empresa el digitalizar sus facturas?

No solo libera al personal de realizar esta tarea y organiza de manera más eficiente su flujo de trabajo, también:

• Facturas procesadas a tiempo, sin errores.
• El archivado electrónico de las facturas facilita los procesos de auditoría y la respuesta a consultas internas o externas.
• Puede obtener descuentos por pagos tempranos al procesar en tiempo y forma las facturas, olvidándose de los intereses por pagos demorados.
• El stock se encuentra actualizado permanentemente al cargarse las facturas en tiempo real.
• Se puede procesar mayor cantidad de facturas en menor tiempo del esperado.
• Las validaciones y chequeos se realizan de forma automatizada.
• Es una solución flexible que crece a la par de la empresa.
• Una factura digitalizada no se pierde y no se deteriora con el paso del tiempo.
• Disminución de costos asociados a: tinta, almacenamiento, y papel, además es una solución que aporta a la sostenibilidad ambiental.
• El tiempo que se ahorra puede destinarlo a sus clientes, para ofrecer una mejor atención y servicio, mejorando así el desempeño y la competitividad.

Calidad en la información e incremento de la productividad

El software ABBYY cuenta con grandes ventajas, puede utilizarse tanto de forma central como en oficinas remotas y se adapta a las reglas de validación de facturas según los países integrados, por lo tanto es una solución que considera las necesidades de la empresa y evoluciona a la par de la misma, sumando a todo momento grandes beneficios.