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Las consecuencias de no contar con un sistema de gestión documental

Si aún se convence de que un sistema de gestión documental es clave para el desarrollo y crecimiento de su información, aquí le dejamos algunas de las consecuencias más importantes de pasar por alto esta herramienta.

Gracias a la transformación digital, hoy la mayoría de las medianas y grandes empresas cuentan con un sistema de gestión documental. Esto se debe a que sus múltiples ventajas se terminan transformando en aliadas para optimizar procesos, mejorar flujos de trabajo y, por ende, rentabilizar el negocio.

No disponer de un sistema de gestión documental en empresas que administran distinto tipo de documentación (facturas, formularios, documentos, notas de pedido, remitos, cartas documento, etc.) puede transformarse en una gran pesadilla para todas las personas de su organización. A continuación, le contamos la razón.

¿Qué pasa cuando hay una mala gestión documental?

El costo que tiene una mala gestión documental puede transformarse en un factor decisivo para pérdidas enormes en su empresa. Principalmente, esto ocurre por dos razones:  no existe ninguna estrategia ni sistema de gestión documental o el que se ocupa es de mala calidad. El problema es que la mayoría de las organizaciones se dan cuenta de esto cuando ya comienzan a surgir inconvenientes. Entre algunas de las consecuencias podemos encontrar:

Colapso documental

Perder los datos de su organización puede tener consecuencias catastróficas. Al no contar con un sistema de gestión documental, se está arriesgando a quedar sin espacio para almacenar su información y, aún peor, se podrían perder años de esfuerzo de un día para el otro en caso de algún problema.

Pérdida de oportunidades

Al no contar con un sistema de gestión documental en su empresa, es probable que la información no se esté viendo de forma correcta o que no se estén tomando en cuenta todas las variables. Como resultado de esto, pueden existir errores en los análisis, lo que eventualmente puede provocar pérdidas de oportunidades importantes y a cometer serios descuidos.

Deficiencia en el servicio al cliente

Al no tener sus datos centralizados, es probable que ofrezca una pobre experiencia para sus clientes. Aquellas empresas que cuentan con información centralizada, precisa y de fácil acceso para sus colaboradores, serán capaces de crear experiencias personalizadas para sus usuarios.

Inseguridad de la información

Una gran cantidad de empresas han reportado problemas de seguridad o intentos de acceso a sus datos. Si tienes información delicada de sus clientes, su organización puede ser responsable de que se ejecuten robos de identidad, provocando serios problemas para los usuarios y la imagen de su marca.

Baja productividad

Con una mala gestión de la información, su empresa puede estancar o reducir su productividad. ¿Por qué? Estos sistemas permiten mantener una organización adecuada, traduciéndose en que los miembros de un equipo puedan encontrar, gestionar y utilizar estos documentos mucho más rápido.

Poner en marcha un sistema de gestión de documentos ayudará a que su empresa sea más productiva 

Contar con un sistema de gestión documental de alta calidad, tendrá repercusiones muy positivas en los resultados de su organización. Principalmente, su información y la de sus clientes se encontrará mucho más segura y, además, reducirá la probabilidad de que se pierda irrecuperablemente data importante.

Por otro lado, hará que su organización sea más eficiente. Esto se debe a que al almacenar su información de una forma que sea fácil de encontrar, se asegurará de que sus colaboradores tengan la data que necesitan al alcance de sus manos.

Recuerde que la seguridad de su información no es algo que quiera poner en juego, ya que las consecuencias pueden llevar a su empresa incluso a la quiebra. Si cree que ya es hora de implementar un sistema de gestión documental en su organización, no dude en consultar sobre las alternativas que tenemos para usted.

No espere a que aparezcan inconvenientes para implementar su gestión documental.

 

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