Gestion documental

Sistemas de gestión de la información: qué es y cuáles son sus beneficios

Los sistemas de gestión de información permiten a las organizaciones procesar datos de manera organizada y ser más productivas a largo plazo.

La información es uno de los activos más importantes dentro de las organizaciones, ya que todos los procesos dependen de ella. Es por eso que las empresas deben procurar que su información sea íntegra, adecuada, fiable y adaptable a las necesidades de los usuarios. 

Para que este proceso sea posible, las empresas deben implementar un sistema de gestión de la información que les permita tomar decisiones de manera más eficiente y productiva, y almacenar su data de manera adecuada y segura. 

¿Qué es un sistema de gestión de la información?

Un sistema de gestión de la información, es un conjunto de herramientas para registrar, almacenar y procesar datos de diversas fuentes y obtener información que impulse el crecimiento del negocio. 

Las empresas dependen de los sistemas de gestión de la información para realizar análisis en profundidad de sus operaciones y para tomar decisiones altamente informadas.

La información es recopilada en todos los niveles de operación y desde la gerencia se agregan y difunden los datos necesarios para llevar a cabo las operaciones diarias de todos los que trabajan en la empresa. 

Muchas empresas se concentran en el uso de una plataforma de gestión documental con los objetivos comerciales para lograr una ventaja competitiva sobre otras empresas y disminuir el procesamiento manual de documentos.

Beneficios de los sistemas de gestión de información?

Los sistemas de información tiene ventajas trae las siguientes grandes ventajas: 

  1. Tomar decisiones comerciales: como lo hemos mencionado, el objetivo principal de un sistema de información es hacer que la toma de decisiones de los gerentes sea más eficiente.
  2. Recopilación y organización de la información: Un sistema de gestión de información puede recopilar casi cualquier tipo de información, por ejemplo datos financieros como ingresos y gastos diarios, indicadores de rendimiento, salida de productos. 
  3. Identificar oportunidades: La recopilación de la información en los sistemas de gestión puede ayudar a los gerentes a identificar las áreas que necesitan mejoras, generando un crecimiento continuo dentro de la organización. 

Los sistemas de gestión de información y los clientes 

 La implementación de un buen sistema de gestión de información contribuye a: 

  • Aumento de la satisfacción del cliente

Al tener la información adecuada se pueden tomar decisiones que apuntan a cumplir las necesidades de los clientes de manera ágil.

  • Mejora de la cantidad y calidad de la información

Los sistemas de gestión permiten editar y seleccionar solo la información adecuada, dejando a un lado aquella que no contribuye con la consecución de los objetivos.

  • Tiempo de respuesta mejor en comparación a la competencia

Al tener acceso a la información organizada, se logra tener una respuesta más ágil a los requerimientos de los clientes. En Argontech podemos brindarle asesoría sobre cómo realizar una buena gestión de la información 

 

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