El primer paso para implementar un Managed Print Service
junio 25, 2019
Optimización de la infraestructura: El primer paso para implementar un MPS
Servicios de Impresión Gestionados
Para todas las organizaciones, sin importar su tamaño, es recomendable considerar cada aspecto relacionado con su entorno de impresión: desde la elección y correcta ubicación de los equipos multifunción, hasta la calidad del trabajo y las mejoras para incrementar la seguridad de la información, ya que todo esto suma a la productividad y eficiencia empresarial.
Para facilitar este trabajo, los Servicios de Impresión Gestionados (Managed Print Services, por sus siglas en inglés) ayudan a las empresas a conseguir el control total de su gestión documental, añadiendo una completa visibilidad y trazabilidad del entorno de impresión.
Para lograrlo, es necesario comenzar por la optimización de la infraestructura, lo cual representa la primera fase que se debe cumplir al implementar un MPS. ¿Qué implica este proceso y cómo ayuda a gestionar eficientemente los requisitos particulares de cada negocio? En esta nota despejamos todas sus dudas.
Le invitamos a leer…
Comprender las necesidades de impresión
Ninguna empresa es igual a otra, y según la primera evaluación (¡que no debe obviarse!) se determinarán elementos importantes a mejorar dentro del entorno de impresión existente. Esto se logrará a partir de consultorías específicas dentro de cada sector de la organización, lo que permitirá detectar aquellos procesos que requieran ser modificados.
Para ello, es importante responder preguntas como:
- ¿Están ubicados apropiadamente los equipos multifunción?
- ¿Son de fácil acceso para todos los usuarios?
- ¿Los datos confidenciales están a salvo de personas sin autorización dentro de la compañía?
- ¿La calidad de impresión corresponde con lo esperado?
- ¿Tiene el control sobre las necesidades de consumibles que pueda requerir cada impresora?
- ¿Tiene control sobre los gastos innecesarios que se generan en el entorno de impresión?
Aunque muchos consideran que este primer análisis es innecesario, la realidad es que se requiere conocer cómo se llevan a cabo las operaciones de impresión en la cotidianidad, para que la toma de decisiones consiguientes sean las más acertadas y den como resultado una implementación exitosa.
La idea es que la infraestructura de impresión sea considerada una herramienta de productividad y no un obstáculo en el camino.
Identificar oportunidades de mejora
La respuesta a los interrogantes planteados anteriormente le permitirá a la empresa saber si cuenta con equipos multifuncionales acordes a sus necesidades de impresión: pueden ser muchos y generar gastos excesivos, o muy pocos y provocar demoras en las tareas a completar por el colaborador. Esto dependerá de diversas variables como el tipo de empresa, la cantidad de empleados y el sector al que pertenece, entre otros.
También es importante recopilar datos como:
- Número y modelos de impresoras, fax y escáneres que se utilicen al momento de la evaluación.
- Volúmenes de impresión.
- Costes de mantenimiento y disponibilidad de cada dispositivo
Los profesionales del servicio MPS deben realizar además una revisión física del entorno para corroborar estos datos, reconocer la ubicación de cada dispositivo y evaluar la efectividad de los procesos empresariales que luego se plasmarán en un informe final.
Escalabilidad asegurada
Una vez realizado el análisis, los pasos a seguir son más sencillos y se van complementando con los requerimientos y el posterior crecimiento de la organización.
De esta forma, se empezarán a sumar una cantidad importante de beneficios, como:
- Ahorro de costos, ya que la empresa reconoce cuánto presupuesto y recursos destina a la impresión y a sus gastos de mantenimiento.
- La distribución de dispositivos multifuncionales se realiza de la forma más conveniente para la organización, optimizando los recursos disponibles.
- La información se mantiene segura y en manos de las personas autorizadas.
- Hay una mejora significativa de la productividad y se reduce el tiempo de inactividad que pueda ocasionar la falla de un equipo de impresión.
Los MPS: Un cambio que optimiza nuevas formas de trabajo
Desde Argontech ofrecemos soluciones de impresión que le permiten tener un control absoluto de su parque de impresoras. Implementar los MPS significará un cambio profundo en la manera de trabajar y un camino directo hacia la optimización de sus procesos documentales.
La empresa crece y evoluciona: los MPS también. Trabajar por ofrecer un servicio que aumenta la productividad, optimiza las nuevas formas de trabajo y al mismo tiempo disminuye los gastos irrelevantes relacionados a la impresión, será siempre bienvenido.
¿Desea transformar sus procesos documentales?
