Las mejores prácticas en la automatización de procesos
julio 17, 2018
La automatización de procesos documentales se ha convertido en una tarea obligada para las empresas u organizaciones. Los archivadores A-Z que conocíamos de toda la vida han pasado a ser un instrumento del pasado para dar paso al software que permite administrar eficazmente los archivos y documentos, mejorar y optimizar los procesos internos de la empresa y reducir costos asociados.
Los documentos, contenidos y datos de la empresa son almacenados en el sistema de gestión y el protagonista indiscutible es la automatización, relevando las tareas que pudieron llegar a ser repetitivas y tediosas de realizar en tiempos pasados para el personal de una determinada empresa u organización.
En esta nota queremos compartir las mejores prácticas en la automatización de procesos documentales. ¿El objetivo? que pueda administrar de la mejor forma los datos dentro de su empresa, mejorar la productividad, acortar los tiempos y evitar errores que puedan salir muy caros en un mundo cada vez más acoplado a lo digital.
Cambie hábitos y estilos de trabajo
De nada vale tener todos sus procesos documentales automatizados si dentro de la empresa los empleados no saben aprovecharlos. Si nota que ésto está sucediendo, será necesario que capacite e informe a los usuarios sobre el software que ha instalado (sus características y ventajas) con la finalidad de que comprendan el proceso en el área y se logre que el flujo de trabajo sea el esperado.
Incluya opciones de seguridad para garantizar la confidencialidad de la información
Todos los datos e informaciones que conviven dentro de una empresa deben manejarse con mucho cuidado. Al automatizar los procesos documentales es sumamente importante poner atención en el área de la seguridad y controlar cuáles usuarios tienen o no acceso a determinados documentos para poder verlos, eliminarlos o editarlos. De esta manera, la información que se considere confidencial, podrá estar a salvo de alguna violación de seguridad.
Conozca los formatos compatibles
Una buena práctica que le permitirá saber cuáles son los formatos que tienen los documentos archivados en el software instalado dentro de su empresa para evitar futuros errores de compatibilidad.
Añada metadatos que le permitan organizar sus documentos
De esta manera podrá colocar fecha de caducidad, etiquetas, notas, para describir y clasificar los documentos según el establecimiento de determinados parámetros. Lo que le permitirá facilitar su búsqueda y/o recuperación en caso de alguna eventualidad, es decir, le será mucho mejor gestionarlos.
Guarde un registro de las modificaciones que realice a los documentos
Este proceso lo debería hacer de forma automática su software de gestión documental: guardar un registro de las modificaciones realizadas a determinados archivos y las veces que se ha accedido a ellos para reestructurarlos. La información debe ser accesible para el usuario que lo desee, siempre y cuando cumpla con los parámetros de seguridad estipulados.
Aproveche los beneficios de la Nube para su seguridad
Almacenar documentos en la nube debe convertirse en una herramienta que no sólo ayude a sus empleados a trabajar sin importar las barreras de distancia, también que le permita implementar políticas de copias de seguridad; De esta forma podrá contar con un “backup” o respaldo de sus documentos en el caso de presentarse algún imprevisto que pueda modificarlos o eliminarlos.
Cumpliendo estas buenas prácticas en automatización de procesos documentales garantizará excelentes resultados
No solo basta que su empresa tome la decisión de mejorar y optimizar los procesos administrativos al automatizar la gestión documental, también es sumamente importante que cumpla estas mejores prácticas, sumando a sus empleados y usuarios dentro del proceso para garantizar excelentes resultados, incluyendo mayor seguridad, ahorro de costos y tiempos utilizados.
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