Caso de Estudio – Microsules Argentina
junio 04, 2018
Productos farmacéuticos
Microsules Argentina es una compañía farmacéutica conocida por la calidad de sus productos y procesos. Ha estado fabricando una gran variedad de medicamentos para diferentes laboratorios nacionales e internacionales durante más de 40 años. Para apoyar su crecimiento y enfrentar los desafíos del futuro, la compañía actualiza constantemente sus equipos, la experiencia de sus profesionales z y sus procesos comerciales
Desafío
Optimización del procesamiento de los documentos de pago y las liquidaciones
Solución
ABBYY FlexiCapture Distributed
Resultados
• Tiempo de procesamiento reducido en un 40%;
• Consumo de papel reducido en un 25%.
Desafío
Al actualizar los procesos administrativos, uno de los desafíos importantes para Microsules fue simplificar el flujo de trabajo de los pagos a los proveedores. La información sobre compras, gastos y pagos es crucial para la toma de decisiones en el departamento de finanzas, por lo que era muy importante encontrar una forma de entregar esta información de manera rápida y precisa.
El flujo total involucra al Departamento de Compras, Producción, Contabilidad, Autorizaciones y Finanzas. Con alrededor de 2000 recibos por mes, solía tomar mucho tiempo para ensamblar manualmente los documentos en papel, y además de eso, la circulación de algunos documentos dentro de la empresa dependía del correo físico interno.
Durante más de tres años, Microsules planeaba mejorar sus circuitos administrativos con la digitalización de imágenes y reconocimiento de OCR. En busca de una solución, Microsules se basó en la opinión de expertos internacionales y clasificaciones mundiales de software. ABBYY atrajo su atención como un de los líderes internacionales, y decidieron contactar al socio de ABBYY en Argentina — Argontech® S. R. L. — para solicitar una demostración.
Solución
La solución ofrecida por Argontech fue ABBYY FlexiCapture, una plataforma para la captura inteligente de datos. Una de sus principales ventajas es su capacidad para integrarse fácilmente con DMS y entregar automáticamente datos precisos a los responsables de la toma de decisiones.
En Microsules, los documentos ahora se escanean en el departamento que recibe copias físicas. Como todas las otras etapas son digitales, el procesamiento lleva poco o nada de tiempo, lo que permite a los usuarios autorizados recibir un estado actualizado del documento una vez que ingresa al circuito.
FlexiCapture reconoce datos en imágenes escaneadas y define el tipo de documento. En función de si el documento es una nota de pedido, factura, recibo, documento de soporte para un pedido realizado o un correo electrónico, FlexiCapture extrae campos específicos y envía los datos al DMS. A partir de este momento, todos los usuarios autorizados pueden rastrear el estado del documento. Si un usuario ingresa información en el sistema, FlexiCapture realiza una validación cruzada con los datos existentes para verificar su corrección.
Toda la información se puede encontrar en segundos, ya que los datos y documentos, se pueden buscar fácilmente. El archivo de documentos también se ha vuelto más conveniente ya que la empresa solo puede archivar documentos en papel relevantes y deshacerse de anotaciones personales, notas de tipo post-it y comentarios manuales confusos.
“Lo que más me gustó de trabajar con ABBYY es su flexibilidad para capturar y convertir los datos que especificamos, lo que nos permite centrarnos en los procesos críticos de la empresa para aumentar la utilidad. Permite la transparencia en los procedimientos y ayuda a detectar recursos inactivos, disminuir el trabajo de rutina, aumentar la eficiencia y la disponibilidad del personal operativo para otras tareas. FlexiCapture se integra automáticamente con la entrada de datos, sin intervención humana, lo que reduce los costos laborales que son muy altos en países como Argentina. Esto se transforma en competitividad para la compañía. Creo que el futuro del procesamiento de datos no dependerá de los usuarios que rutinariamente ingresan recibos. Es necesario encontrar un mejor uso para la mente humana sofisticada que nos permita proyectar con confianza hacia el mañana, y una herramienta como ABBYY facilita este salto.”
Dr. Paola Virginia Porta, Gerente de Negocios, Microsules Argentina
Resultados
Gracias al nuevo flujo documental, Microsules incrementó la automatización de procesos en un 15%. El sistema FlexiCapture aceleró la captura de datos y facilitó la automatización de la entrada de datos y, como resultado, los tiempos de procesamiento han mejorado en un 40%. Además, los errores habituales de los operadores se han reducido al 5%.Como impacto ambiental, Microsules redujo el consumo de papel al 25% de lo que tenían. Ahora que el equipo está trabajando con herramientas digitales compartidas, la compañía ha aumentado la conciencia interna sobre el reciclaje y evita imprimir papeles innecesarios.
Un flujo de documentos automatizado mejora la planificación financiera. Dado que lleva menos tiempo procesar los documentos, es más fácil administrar el proceso y pagar a los proveedores a tiempo, lo que a su vez otorga ventajas para negociar los precios. Por lo tanto, el nuevo sistema otorgó puntos adicionales al rendimiento anual de la empresa.
“En cuanto al futuro, esperamos una mayor integración con el software ERP que administramos para minimizar el trabajo de los operadores de estilo de “entrada de datos”. Esto dará como resultado mejores costos y mayor flexibilidad para las operaciones, y también permitirá la integración con placas de datos. Podremos medir mejor la productividad mediante la detección de procesos que tienen costos ocultos para la empresa. Actualmente estamos buscando implementar la herramienta en otros sectores también.”
Dr. Paola Virginia Porta, Gerente de Negocios, Microsules Argentina
