¿Cómo la gestión digital facilita los procesos internos?

Seguramente en algún momento se ha sentido agobiado con la cantidad de documentos en formato de papel que se encuentran dando vueltas por la oficina, sin darse cuenta que gran parte de ellos contiene información importante que en algún momento podrá necesitar y le tomará tiempo encontrar.

La gestión digital de documentos llega para resolver esta situación, ya que garantiza orden y seguridad a la hora de almacenar los archivos. Entre muchas otras ventajas, la digitalización de documentos permite optimizar procesos de negocio, ahorrar costos importantes y ofrecer valor agregado al cliente al mejorar la calidad de atención.

Esta nota describe en detalle los beneficios de contar con un sistema de archivado y gestión digital, con ejemplos del uso que le están dando empresas con departamentos jurídicos e instituciones bancarias para facilitar sus procedimientos de negocios.

Mayor transparencia y seguridad

No hay nada que dé más tranquilidad que saber que sus documentos están resguardados y archivados de manera segura en bibliotecas digitales. Un sistema de gestión no solamente se encarga de eso, también realiza copias de seguridad y permite otorgar derechos de inicio de sesión y acceso a documentos importantes. De esta forma es posible controlar quién ingresa o modifica determinados archivos (bien sean colaboradores, usuarios externos a la organización o proveedores).

En términos generales, los documentos físicos tienden a traspapelarse  y pueden caer en manos equivocadas que ponen en riesgo la seguridad de la información, por lo tanto el archivo digital se considera menos vulnerable y garantiza un mejor control dentro del entorno laboral.

La información que necesita, al instante

Un documento se considera accesible cuando se encuentra en el momento preciso sin necesidad de búsquedas manuales y sin la obligación de revisar página por página para encontrar determinada información.

La gestión digital proporciona un sistema de búsqueda electrónica para ubicar determinados archivos con palabras claves o información necesaria en los metadatos. ¡Y en cuestión de segundos! Esta es una gran ventaja cuando se busca optimizar flujos de trabajo o procesos internos y ofrecer al cliente la mejor y más rápida atención.

¿Muchos documentos? ¡No hay problema!

Ya no es necesario contar con almacenamiento físico para los documentos, bien sean cartas, contratos, facturas o demás archivos relevantes, todo puede digitalizarse y almacenarse en servidores o en la nube con el máximo resguardo de seguridad.

Una solución digital, con alta capacidad de procesamiento, ofrece la oportunidad de guardar cientos de archivos en tamaño pequeño, conservando la misma calidad visual y asegurando un almacenamiento sin riesgos de deterioro a muy largo plazo.

Empresas que confían sus datos a la gestión digital

Contar con una enorme cantidad de información sensible es sumamente común en instituciones financieras, por ende, la gestión digital se torna necesaria para llevar un buen control de estos grandes volúmenes de datos y para que a su vez sean accesibles en todo momento considerando los permisos de acceso del usuario.

La gestión digital en el sector bancario y financiero también ayuda  a:

• Revisar y analizar documentos tanto estructurados como no estructurados, incluyendo contratos, solicitudes de tarjetas, acuerdos y demás datos del cliente que resulten relevantes.
• Usar la clasificación y extracción de datos inteligentes para automatizar el archivo de datos financieros.
• Mejorar los procesos de apertura de nuevas cuentas y solicitudes de préstamos bancarios, eliminando trabajos manuales costosos.

Un escenario similar se presenta en los departamentos jurídicos de grandes empresas o en firmas legales, donde la información debe ser fácil de ubicar cuando se trata de archivos como formularios, contratos, alegatos, correspondencia y más.

En este sector la gestión digital permite:

• Convertir papeles, imágenes o documentos PDF en archivos completamente editables.
• Eliminar la entrada manual de documentos y su posterior clasificación: una tarea que puede consumir mucho tiempo y disminuir la productividad.
• Ubicar rápido los documentos necesarios (tanto remotos como locales) utilizando etiquetas y herramientas de búsqueda inteligente.

Solución ABBYY al alcance de sus manos

No importa si se trata de un correo electrónico, un archivo de fax o cualquier documento de papel, la solución ABBYY los convierte en documentos digitales con capacidad de búsqueda y almacenamiento seguro a largo plazo.

Garantice transacciones transparentes, visibles y completamente seguras para el beneficio de todas las partes involucradas: clientes, colaboradores y usuarios.

Además ahorre costos importantes al reducir horas de trabajo, espacios de almacenamiento y todo el proceso que implica guardar cantidades enormes de papel.

Desde Argontech en alianza con ABBYY le ayudamos a lograrlo. ¿Está listo para dar este paso hacia la transformación digital?