Gestion documental

Adelántese a la competencia con las nuevas tendencias en digitalización documental

Estar al día en temas de digitalización y automatización de procesos es difícil. Sin embargo, hacemos el trabajo por usted y reunimos, en este artículo, las cinco tendencias que debería tener en la mira para su empresa.

Dotar a su empresa con la capacidad de extraer automáticamente los datos de mayor valor y estructurarlos de inmediato, según la tarea para la que serán usados dejó de ser ficción para convertirse en un imperativo.

Afortunadamente, existen diversas empresas de digitalización que permiten tercerizar dichos procesos. También, hay soluciones robustas para conformar una adecuada infraestructura de tecnologías de la información (TI).

Le mostramos algunas tendencias que puede implementar para digitalizar sus entornos de trabajo.

5 potentes soluciones de digitalización de archivos para su negocio

La digitalización de documentos, en PDF, jpg o cualquier otro formato que facilite el almacenamiento y la consulta de la información, debería estar ya en el ADN de su organización.

Un proceso de servicio de digitalización de documentos versátil y que aporte verdadero valor tiende a ser cada vez más:

  1. Compatible con el trabajo remoto

¡La palabra clave es movilidad! Ya quedó demostrado que el trabajo híbrido ayuda a reducir costos, mejora la productividad y facilita a los colaboradores el disfrute de sus actividades personales y familiares.

Esa es una razón poderosa para implementar soluciones de digitalización y administración de documentos, que incluyan conectividad remota y compatibilidad con dispositivos móviles.

Los equipos de trabajo deberían poder conectarse en tiempo real, acceder a la información y modificar los datos de forma colaborativa y desde dónde se encuentren.

Por ello, considere para su empresa el uso de plataformas que faciliten el trabajo remoto a sus empleados y agilicen la interacción con clientes y proveedores. 

  1. Adaptado al lenguaje humano

La búsqueda de información mediante comandos de voz es una tecnología cada vez más democratizada y al alcance de muchas personas.

La inteligencia artificial (IA) permite hoy encontrar contenido de forma inmediata, en servidores y bases de datos, con solo pronunciar unas palabras.

Esta se usa en celulares y altavoces con asistentes virtuales, los cuales están presentes en muchos hogares y oficinas.  

Los datos no estructurados adquieren cada vez más sentido para las tecnologías encargadas de indexar y recuperar información, todo gracias al aprendizaje automático (machine learning), que usted puede usar a favor de su negocio. 

  1. Capaz de trascender la simple automatización

En el mismo sentido, la automatización robótica de procesos (RPA) se une a la inteligencia artificial para ampliar aún más las posibilidades tecnológicas que permiten mejorar la productividad.

Las tareas automatizadas que agilizan hoy la interacción entre las diferentes áreas de la organización, y entre la empresa y sus clientes o prospectos, pueden hoy evolucionar más rápidamente gracias a la hiperautomatización.

De hecho, la consultora internacional Gartner prevé que, para 2024, las empresas habrán reducido sus costos operativos en un 30 %, gracias a la combinación entre tecnologías de hiperautomatización y procesos operativos rediseñados. 

  1. Pensado para ofrecer una experiencia fluida 

Los celulares y tabletas son los favoritos a la hora de acceder a la información. Eso hace que aplicaciones y plataformas tecnológicas deban pensar en una experiencia de usuario apta para móviles (mobile-friendly).

El diseño, las interfaces y las interacciones entre los usuarios y las pantallas deberán ser responsivos y estar pensados para facilitar el acceso inmediato a la información, los productos y los servicios. 

De esa manera, se aseguran aspectos importantes como:

  • Flujo constante de información
  • Procesos internos ágiles
  • Ventas y negocios exitosos
  • Fluidez en las comunicaciones e interacciones
  1. Diseñado con mayor control y seguridad

A las firmas digitales, el registro de eventos de acceso y el mapeo de acciones que modifican la información se suman permisos que permiten tener un mayor control de la información.

Estos limitan el número de personas que pueden modificar los metadatos asociados a cada archivo, así como las posibilidades de descarga e impresión. Así, es posible tener un mayor control sobre el ecosistema de gestión documental.

Si su empresa es capaz de adaptarse a los cambios constantes en tecnologías de IT, la digitalización documental será su aliada más valiosa para generar valor por medio de sus procesos.

¿Le gustaría conocer un plataforma para automatizar sus procesos?

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