4 maneras en las que un gestor documental aporta valor
marzo 07, 2022
Tomar el control de la información valiosa de su empresa es muy sencillo: conozca las ventajas que trae la automatización de procesos y flujos de datos con un gestor documental.
La información que fluye a través de los procesos de la organización es una de las mayores fuentes de rentabilidad y crecimiento en las organizaciones.
Mantenerla segura, y controlar cada etapa del flujo de datos mediante la gestión digital, es fundamental para asegurar una operatividad que aporte valor.
A continuación, le damos 5 razones por las que debería implementar un gestor documental en su empresa.
1. Cuente siempre con la información adecuada
Extraer los datos más valiosos de sus documentos físicos o electrónicos no tiene por qué ser un arte. De hecho, es un procedimiento que puede automatizarse a través de ingeniería documental.
Con sistemas de gestión digital robustos, como Netcontent, puede obtener los datos que requiere en el momento, según las necesidades del negocio.
La tecnología de estas plataformas permite indexar la información y enlazarla con el ecosistema de gestión de su compañía, que puede estar compuesto, entre otras soluciones, por:
- Gestor de relaciones con el cliente (CRM)
- Sistema de planificación de recursos empresariales (ERP)
2. Tome decisiones de forma ágil
Desde cualquier dispositivo, puede acceder a los documentos y consultar la información, siempre de forma inmediata y desde el lugar donde se encuentre.
Mediante un proyecto de gestión documental, puede generar reportes con las cifras y los soportes precisos, para dar forma a planes y rutas de acción que rentabilicen su operación.
3. Diseñe procesos de flujos de trabajo automatizados
Los gestores documentales cuentan con tableros de control para que sus equipos vean cómo fluyen los procesos.
De esa manera, y gracias a la tecnología de data mining, pueden planearse flujos de trabajo, para tener siempre la visibilidad de los documentos y del estado de cada proceso.
Y lo mejor, todo se hace de forma automática, mientras la plataforma entrega los datos en tiempo real y de forma visual. Así, la información es más fácil de comprender y utilizar por parte de sus colaboradores, quienes pueden:
4. Proteja la información más valiosa
A las soluciones de captura, digitalización y almacenamiento de todo tipo de documentos se suma un sistema de inteligencia artificial que extrae los datos valiosos para las dinámicas de la organización.
Dicha información es validada automáticamente, por medio de fuentes externas, bases de datos y entes reguladores. Este procedimiento garantiza la validez y legalidad de la información.
Un gestor de documentos cuenta también con opciones de seguridad, para que solo las personas autorizadas puedan acceder a los datos y modificarlos. También, permite usar alternativas de firma electrónica y digital.
Son innegables los beneficios para su empresa de implementar un gestor documental, sobre todo si busca que su marca permanezca en el radar de clientes y compradores, en estos tiempos de comercio y consumo por canales digitales.
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