Gestion documental

Descubra qué es una auditoría documental y aprenda a hacerla

Rastree la información importante para los procesos de su empresa y analice su pertinencia y su uso de forma correcta en cada proceso. Aprenda la mejor forma de hacer una auditoría y qué herramienta le puede ser de utilidad.  

Para empezar a definir qué es una auditoría es importante entender la variedad de este tipo de procedimientos.

Las metodologías varían según el objetivo y la profundidad de la revisión, y suelen incluir la inspección de material físico, de activos digitales y de procesos de gestión digital de información. 

La auditoría puede ser de:

  • Productos o servicios: Se concentra en determinar el cumplimiento de los estándares de calidad y requisitos.
  • Procesos: Analiza aspectos como insumos y recursos utilizados, así como el nivel de alcance de objetivos y metas por cada área de la organización.
  • Sistemas: Se enfoca en los elementos de un sistema de gestión de calidad, o en las características ambientales y locativas de las áreas de trabajo.

Las auditorías documentales suelen centrarse en el análisis de información en diversos formatos que intervienen en un proceso. Lo invitamos a mirar cómo realizarla en solo 6 pasos.

Haga un correcto proceso de auditoría en 6 pasos

Los buenos procedimientos de auditoría documental incluyen las siguientes acciones: 

  1. Revisas los elementos básicos

Después  de preparar el plan de auditoría, se deben seleccionar los documentos que intervienen en el proceso a revisar.

Luego, es necesario verificar elementos como nombres de archivos, ubicación de los mismos, títulos, fechas, firmas autorizadas, entre otros.

  1. Mirar fuentes, objetivos y conclusiones

En segundo lugar, se debe confirmar si el documento cumplió con los requisitos de calidad y logró el objetivo fijado.

Un programa de auditoría detallado analiza procedimientos y fuentes consultadas, así como resultados, respuestas y conclusiones basadas en la data contenida.

  1. Comprobar las referencias

Anotar las referencias documentales, ya sea a documentos internos de la organización o a fuentes externas, es un imperativo en este tipo de procedimientos.

También lo es verificar que se encuentren citadas de forma correcta y que los enlaces, en el caso de los activos digitales, no estén rotos o lleven a páginas equivocadas o de error 404.

  1. Concluir el nivel de legibilidad

El plan de auditoría debe asegurarse de que cada documento entregue información comprensible. Su función es también determinar que los textos a mano alzada sean legibles o se hayan trasladado correctamente al formato digital. En el caso de archivos como imágenes, es necesario comprobar que sean acordes al objetivo del contenido y posean una resolución adecuada para visualizar los elementos importantes.

  1. Establecer una iconografía y simbología claras

Se debe tomar una decisión sobre los íconos y códigos de color a usar para indicar las tareas faltantes o los procedimientos mal hechos, y diferenciarlos de los elementos usados de forma correcta. También, es muy importante diferenciar los hallazgos críticos de aquellos que requieren intervención pero no de forma inmediata.

  1. Preparar un informe detallado

Las conclusiones deben presentarse de forma clara e indicar si las evidencias fueron entregadas por el encargado de cada área o proceso, o si el auditor las obtuvo por su propia cuenta. El documento final debe explicar si cada pieza de información se puede entender por sí sola, o si hacen falta soportes de algún tipo para que tenga sentido y aporte a la empresa.

¿Cómo le ayuda un sistema de gestión documental Low-Code en una auditoría? 

Para empezar, información de valor como firmas, cifras, nombres, títulos, datos de contacto, costos, etapas de un proceso y otros elementos pueden ser extraídos de forma automatizada e inmediata por un software para administrar documentos. Respecto a la seguridad e integridad de los procesos y la documentación, una plataforma Low-Code registra y recupera eventos como accesos, fechas, horas, modificaciones e identidades de quienes intervinieron en la elaboración o edición.

La administración de documentos se facilita debido a que la inteligencia artificial de plataformas de este tipo, como Netcontent, se encargan de la indexación, clasificación y recuperación de archivos. Tener más claro qué es una auditoría, y la forma de realizarla correctamente, le permitirá no solo tener mapeados los flujos de trabajo en su empresa sino también  elegir la plataforma tecnológica que le permita ahorrar tiempo y dinero.

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