El departamento de legales de una empresa o un estudio jurídico puede recibir centenares de contratos en un lapso de tiempo muy corto y depender de una gran cantidad de profesionales para poder revisarlos en detalle e identificar sus aspectos principales.
En estos casos, el análisis automatizado de contratos (Contract Analytics) surge como una solución indispensable que permite detectar de forma automatizada y ¡en cuestión de minutos! patrones y datos de valor que puedan encontrarse en dichos documentos.
En esta nota le explicaremos cómo usando este tipo de software puede aumentar la productividad y lograr muchos otros beneficios que detallaremos a continuación…
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Minimizar costos de administración
Según cifras de ABBYY, el análisis automatizado consigue que las organizaciones alcancen hasta un 30% de ahorro en costos vinculados a la administración de contratos y minimicen hasta un 20% los gastos asociados con los términos y condiciones del análisis de cumplimiento.
El uso de la analítica ayuda también a mejorar las tasas de ganancia, ofreciendo al beneficiario una mejor visibilidad en la cartera de acuerdos de servicio.
Al mismo tiempo le permite a la administración reconocer o identificar los contratos que no cumplan con requisitos establecidos para negociar términos que resulten más favorables o tomar nuevas medidas de acción.
Búsquedas rápidas y organizadas
Un software de gestión permite llevar un orden preciso en las búsquedas de los contratos, bien sea por cliente, fecha o proveedor, derivando en una eficiente gestión contractual.
Paralelamente, colabora con el seguimiento correcto de las fechas importantes que se especifican en cada contrato (una tarea que manualmente se realizaba en tablas de Word o de Excel), emitiendo notificaciones con recordatorios en momentos cruciales como fechas de renovación, caducidad o tiempos de pago, evitando incumplimientos o errores que puedan derivar en cobros adicionales o mayores gastos para la organización.
Otros beneficios a considerar
La tarea de revisión de contratos en forma manual resulta laboriosa, y quita tiempo valioso que los colaboradores pueden aprovechar para aportar ideas o tomar decisiones que beneficien directamente a los intereses de la organización, mejorando el desempeño de la misma en el mercado.
Al poder visualizar más claramente los beneficios contractuales con este tipo de soluciones, el área de administración logra:
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Garantizar que los proveedores cumplan con sus obligaciones de desempeño y precios de contrato, comparando las facturas con las órdenes de compra.
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Ampliar los descuentos por pagos anticipados y permitir una mejor relación o trato con los proveedores involucrados.
Además le permite comparar información del contrato, incluyendo términos, pagos, vencimientos, reembolsos y demás datos relevantes con la data incluida en el software ERP (Enterprise Resource Planning), para lograr:
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Reducir el tiempo dedicado a la revisión y aprobación de nuevos contratos.
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Verificar precios, plazos y condiciones de entrega en forma automática.
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Mejorar la comunicación dentro y fuera de la empresa, lo que en consecuencia facilita la toma de decisiones de negocio.
En definitiva la gestión eficiente a lo largo de todo el proceso de vida de un contrato será sinónimo de cumplimiento de compromisos, negocios ejecutados exitosamente y clientes/colaboradores satisfechos con la labor ejecutada por la empresa, utilizando los recursos con los que cuenta en tiempo y forma para el beneficio de ambas partes.
Desde Argontech, en alianza con ABBYY ponemos al alcance de su organización ABBYY Text Analytics for Contracts, un servicio administrado que le permite estudiar las obligaciones de un contrato, identificar su contenido y disminuir al máximo los riesgos que se pueden presentar de no llevarse una eficiente gestión contractual.
ABBYY Text Analytics for Contracts cuenta con una estructura extensible y escalable basada en microservicios que garantiza un proceso fluido de gestión y análisis contractual tanto para estudios jurídicos como empresas cualquiera sea su tamaño.
¿Desea conocer mejor esta herramienta de automatización? En Argontech podemos asesorarlo. Contáctenos.
