Ahorre tiempo con un ciclo de procesamiento automatizado
marzo 15, 2019
Automatización de carga de facturas
ABBYY FlexiCapture
Una empresa que es capaz de acceder a la información a través de métodos novedosos y eficientes, sabe que puede evolucionar a la par de las nuevas tecnologías y valerse de ellas para ofrecer un servicio cada vez mejor y más ágil.
A pesar de los cambios que surgen rápidamente en el entorno empresarial, muchas organizaciones aún no son conscientes de todo el dinero y tiempo que podrían ahorrar al disminuir tareas manuales, sobre todo aquellas demandantes como el procesamiento de facturas de principio a fin.
¿Qué tareas se pueden simplificar en el área de cuenta por pagar?, ¿Cómo lograr ventajas competitivas a partir de la optimización de procesos documentales relacionados con las facturas? Le invitamos a leer.
Trabajo manual: Más errores, menos beneficios
Un flujo de trabajo eficiente puede ahorrar muchos dolores de cabeza y garantizar mayor precisión de los datos, además de obtener un mayor control de la información. Cuando se trata del procesamiento de facturas, las tareas repetitivas ralentizan todo el proceso y pueden ocasionar:
- Retrasos en los pagos por una menor visibilidad de vencimientos y estados de las facturas.
- Pérdida de los descuentos por pagos tempranos.
- Problemas en las relaciones con los proveedores.
- Sobrecostos.
- Inversión de mayor tiempo de los colaboradores para clasificar previamente las facturas y los documentos de respaldo, con probabilidad de olvidos o errores.
Esto, sin duda, impacta negativamente en los niveles de productividad. Para ello, contar con una plataforma inteligente de captura de datos permite la automatización y perfeccionamiento del trabajo humano, liberando así al personal contable o de compras de tareas operativas para que puedan enfocarse en otras estratégicas, encaminado así el desarrollo de la organización.
De esta forma se garantiza la toma de decisiones de una manera más ágil y se facilita el relacionamiento y la fidelización, tanto de proveedores como de clientes.
¿Cómo funciona esta plataforma?
Sin importar el formato ni el medio de donde provenga, la plataforma inteligente de captura de datos realiza el procesamiento del documento semiestructurado (que en este caso es la factura) y luego, gracias a la Inteligencia de Contenido y al aprendizaje automático, se clasifica identificando palabras claves y reconociendo automáticamente las líneas de pedido (aunque la estructura de una tabla varíe de un formulario a otro).
El proceso no queda allí: Si las líneas de pedido extraídas de la factura coinciden con las del pedido en la orden de compra correspondiente, la aprobación de la factura puede hacerse de forma automática. De lo contrario, pasa a una instancia de verificación, para su aprobación o rechazo.
¿En qué beneficia a una empresa el contar con un ciclo de procesamiento de facturas más corto?
La captura de datos y validación automatizada permiten a la empresa eliminar las operaciones redundantes, programar pagos en plazos óptimos, evitar errores y eliminar los reprocesos, que a la larga resultan altamente costosos para la organización, ya sea por tiempo, recursos humanos o recursos económicos.
Además hay un mayor control sobre todo el ciclo de aprobación, evitando así problemas con facturas inapropiadas, gestionadas incorrectamente o que se puedan perder o traspapelar.
Estas ventajas ayudan también a reducir notablemente los casos de fraude y de pagos duplicados, facilitando descuentos y eliminando tasas por retrasos, aportando así a los índices de eficiencia.
Un proceso transparente para el departamento contable
Una marca líder mundial en alimentos y bebidas decidió acabar con el proceso manual de facturas y notas de crédito, haciendo uso de la solución ABBYY FlexiCapture. ¿Cuál fue el resultado? Se logró el procesamiento de más de 21.000 documentos y 40.000 páginas mensuales en una mezcla de cinco idiomas, reduciendo significativamente tiempos y costos asociados a retrasos en el flujo de aprobación y pago de facturas.
Para los departamentos contables, financieros y de compras, la solución de ABBYY FlexiCapture resulta una herramienta necesaria para mantener la accesibilidad de la información, optimizar de principio a fin el proceso de cuentas por pagar, mejorar la relación con proveedores y garantizar transparencia en los pagos pendientes. Estos son solo algunos beneficios de todo lo que empezará a notar con la implementación de esta herramienta.
Desde Argontech, partner estratégico de ABBYY, acompañamos a las empresas y aportamos soluciones documentales para mejorar su productividad, haciendo mucho más fácil el procesamiento de documentos en el entorno empresarial, al asesorar y analizar el desarrollo de los procesos y su implementación digital.
¿Quiere ser el siguiente y empezar a sumar beneficios? Contáctenos, le contaremos cómo podemos ayudarlo.
