Inteligencia documental, un paso hacia la transformación

La transformación digital es el proceso de cambio que una organización debe emprender para adaptarse al nuevo mundo, combinando de forma inteligente la tecnología digital y sus conocimientos con algunos de los procesos tradicionales esenciales, en búsqueda de ciertos objetivos principales como: ser más eficientes, estables, competitivas y rentables. (“La gran oportunidad”, Mosiri Cabezas y José de la Peña)

En líneas generales, la transformación digital exige a la empresa y a todas sus áreas que se mantengan en reinvención constante, para que la forma en que operan o dirigen sus flujos de trabajo permita ofrecer valor agregado al cliente, atendiendo a tiempo sus demandas y brindando un servicio que se destaque de forma permanente por su excelente calidad.

Justamente en este punto entra un término que conocemos ahora como inteligencia documental y que ha permitido a las empresas procesar de forma más eficiente sus datos para adaptarse (sin morir en el intento) a las necesidades del presente y el futuro. La gestión documental es entonces sinónimo de eficiencia y por eso en el contenido de esta nota queremos destacarla.  

Información fácil de ubicar, al alcance de sus manos

Cuando se decide implementar nuevas tecnologías de procesamiento de datos, se hace pensando en que los colaboradores de la organización no deban pasar tanto tiempo buscando documentos, sino que más bien los tengan dónde y cuándo los necesiten. Esto se logra con la digitalización de los documentos que están en papel.

Para cumplir este paso, existen herramientas que permiten ingresar información proveniente de facturas, órdenes de compra, remitos, pagos bancarios, cuestionarios, encuestas e inclusive contratos y cartas en el sistema de gestión de la empresa. Se trata de documentos catalogados como no estructurados, pero considerados elementos comerciales cruciales de fuentes diversas para la administración de la compañía.

Esta tecnología permite que la empresa avance a pasos agigantados en su transformación digital, ya que consigue capturar los datos claves del documento, por ejemplo: número de cliente, factura o cantidad, para posteriormente analizarlos, categorizarlos, archivarlos, según sea el caso, e iniciar el flujo de trabajo automático.

Todo esto, acorta los tiempos de trabajo del personal, lo que se traduce en un ahorro de costos importantes y un cliente agradecido por la excelente atención.

Es decir, una suma de puntos importante cuando hablamos de productividad, eficiencia en los procesos de negocio  y competitividad!

Además de las ventajas antes nombradas, la inteligencia documental permite a la empresa:

• Tomar decisiones más rápidas, contando con la información necesaria sin demoras.
• Menores posibilidades de error entre transacciones y mayor cumplimiento de las normas internas dentro de la organización.
• El uso de aplicaciones innovadoras como el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) permite convertir imágenes capturadas desde dispositivos móviles, documentos escaneados o archivos PDF, word, excel para extraer de ellos útil información.  
• El uso del procesamiento de lenguaje natural (PNL) para clasificar los documentos, separando la información útil de la irrelevante, otorga la posibilidad de trabajar con los datos verdaderamente importantes y reducir así el tiempo de procesamiento final.
• Contar con una arquitectura lista para la nube, lo que se traduce en la capacidad de proveer despliegues públicos o privados, minimizar inversiones y enfocarse en el mejoramiento de los procesos operativos.
• Reducir los trabajos manuales y realizar más trabajo de análisis de la información.

La transformación digital, un paso necesario

En Argontech sumamos la alianza con ABBYY para ofrecerle una solución que le permitirá optimizar sus procesos empresariales y así cumplir los objetivos que amerita una verdadera transformación digital.

ABBYY le permitirá extraer con facilidad todos los datos de sus documentos bien sea en papel o electrónicos para así enlazarlos con sistemas de gestión y automatizar su carga dentro del sistema empresarial.

Si una empresa reconoce el valor que actualmente tienen los datos y en torno a ellos giran sus acciones, ya tiene un paso hacia el crecimiento asegurado.

La nueva versión de ABBYY Flexicapture permite lograr este cometido y mucho más con  características únicas como soporte de entrada multicanal, rápida puesta en marcha y arquitectura lista para la nube.

¿Está preparado para darle a sus datos el tratamiento que se merecen?