Tecnología de captura y clasificación de datos
diciembre 17, 2018
El papel sigue siendo un protagonista indiscutible dentro de las empresas cuando se trata de gestionar documentos de transporte y entrega de mercadería a un determinado proveedor. Bien sean, facturas, remitos, formularios de reclamos, certificados comerciales, conocimientos de embarque, entre muchos otros documentos que forman parte de la cadena de suministro y son esenciales cuando se trata de llevar un adecuado control.
La tecnología ha ayudado a hacer más eficientes estos flujos de trabajo sin tener que volver a tipear el contenido del papel; sin embargo, aún hay muchas soluciones de este tipo que ayudan a capturar y clasificar los datos, sin importar su complejidad, que son desconocidas por los encargados o dueños de negocios.
En esta nota, le explicaremos cómo haciendo uso de dichas tecnologías (incluyendo el Reconocimiento óptico de caracteres -OCR- y demás soluciones de captura y procesamiento) puede sumar a sus operaciones de transporte y logística eficiencia y productividad.
¿Cómo funciona el proceso de captura de datos?
¿Qué procesos se ven beneficiados con estas tecnologías?
Empresas de transporte y logística, operadores de terminales y agentes de aduana manejan dentro de su cadena de suministro información que debe ser tratada con agilidad para beneficiar a clientes, tanto internos como externos, en sus procesos de negocio.
Haciendo uso de la tecnología de captura y clasificación de datos, como la que provee ABBYY FlexiCapture, puede extraerse información sobre:
- Cuentas a pagar: un aspecto muy importante cuando se trata de mejorar el presupuesto o las previsiones, mantener buenas relaciones con los proveedores efectuando los pagos a tiempo y hacer coincidir los datos de la factura con otros documentos como órdenes de compra o notas de embalaje sin requerir personal adicional.
Las tecnologías de captura y clasificación de datos permiten agilizar el procesamiento de dichos documentos, validar automáticamente la información y concretar los pagos sin necesidad de ingresar los datos de la factura manualmente.
- Trámites aduaneros: esta tecnología permite que la información sobre tarifas o productos se extraiga y valide automáticamente, para garantizar el cumplimiento de reglas comerciales con la finalidad de asegurar la integridad de las facturas, conocimientos de embarque o certificados de origen, reduciendo la incidencia del error humano.
- Últimos tramos de envío: según cifras de ABBYY, la tecnología de captura utilizada en los recibos de entrega (desde una cámara móvil) ayuda a reducir hasta un 28% los gastos operacionales, y no sólo eso: de esta forma puede iniciarse el proceso de facturación y proporcionar tanto al remitente como al receptor una copia del recibo de entrega firmado en tiempo real; lo que incide directa y positivamente en la eficiencia de los procedimientos y el flujo de la información.
¿Qué otras ventajas ofrece la tecnología de captura y clasificación de datos?
- Permite clasificar con precisión los documentos, sin importar la cantidad.
- Extrae datos de buena calidad de múltiples páginas, inclusive de documentos que no se encuentren en buen estado o son de mala calidad.
- Procesa diferentes tipos de documentos en un mismo flujo de trabajo.
- En el caso de las empresas de logística y transporte específicamente, ABBYY captura, procesa y almacena digitalmente toda la documentación técnica de los vehículos, así sean camiones, barcos, trenes o aviones para evitar inconvenientes inesperados.
- Extrae de forma automática información del producto y tarifas de cada artículo en el envío, lo que permite ahorrar tiempo y evitar errores.
Extracción de datos: una tarea segura de realizar
Contar con la ayuda de la tecnología para agregar valor a sus procesos de negocio es un aspecto clave si se busca mejorar cada día y ofrecer una óptima atención a clientes y usuarios.
Argontech, en alianza con ABBYY puede asesorarlo para que la extracción de datos se convierta en una tarea fácil y segura de realizar, inclusive en empresas de transporte y logística donde se maneja gran cantidad de información y es necesario un control riguroso. ¿Quiere conocer más? Contáctenos.
