Automatización de carga de facturas en Microsules

¿Imagina tener que ensamblar y procesar manualmente más de 2000 recibos por mes dentro de su compañía? ¿Reconoce cuánto tiempo y cuánta cantidad de empleados puede tomarle esta tarea? Justamente a este reto se enfrentaba diariamente la compañía farmacéutica Microsules Argentina, por lo que tomó la decisión de simplificar el flujo de trabajo que implicaban sus procesos administrativos y buscar una solución definitiva: todo se resumió en implementar ABBYY Flexicapture y Gestión Documental con workflow de aprobaciones.

En esta nota, tomaremos de ejemplo este caso de éxito y le contaremos cómo esta herramienta puede convertirse en su aliada para generar datos precisos en corto tiempo y potenciar sus decisiones de negocio. Un impulso que permitirá a su empresa consolidarse en un competitivo mercado, mejorar el archivo de documentos, flexibilizar la búsqueda de información, además de contar con una gran cantidad de ventajas organizativas que seguramente le interesarán.

La misión: extraer datos automáticamente de documentos estructurados o no estructurados

El proceso es completamente sencillo: ABBYY Flexicapture permite la entrada de todo tipo de documentos de oficina, imágenes o información de e-mails para posteriormente clasificarla según su contenido. En el caso de la empresa farmacéutica, se optó por avanzar con todos los documentos de pago y liquidaciones del personal. Estos archivos son sometidos a las diferentes etapas del proceso que propone la herramienta: extracción de información, validación, liberación y finalmente registro contable. Los datos conseguidos se envían directamente al Sistema de Gestión Documental y ¡así de simple! el documento puede ser rastreado por todo el personal autorizado, incluyendo los usuarios que pertenecen a departamentos como finanzas, compras, producción y contabilidad para potencializar la toma de decisiones.

Al poner en funcionamiento ABBYY FlexiCapture, la empresa farmacéutica logró otros tantos beneficios que incluyen:

• Reducción al 25% del consumo de papel, lo que influye directamente en el impacto ambiental, el ahorro de costos y en la conciencia de reciclaje del personal involucrado.
• Mejoras dentro de la planificación financiera, agilidad en la administración de procesos y, en consecuencia, mayor rapidez en el pago de los proveedores (ventajas que influyeron positivamente en el rendimiento anual de la organización y permitieron el aprovechamiento de descuentos por pronto pago).
• Se incrementó la automatización de procesos en un 15%.
• Los errores operativos disminuyeron en un 5%.
• Los tiempos de procesamiento de la información alcanzaron una mejora de un 40%.
• Se cuenta con mayor personal operativo para realizar otras tareas que suman productividad al negocio.
• Los usuarios autorizados pueden recibir un estado actual del documento, inmediatamente después que ingresa al circuito.

¿Otro punto a favor?: La calidad de la información

Gracias a la automatización de cargas de facturas y la implementación de un workflow de aprobaciones se puede gestionar y monitorear todo el proceso desde un sistema único centralizado, evitando que los documentos tengan que pasar por sucursales o filiales regionales y acortando el tiempo de procesamiento que anteriormente ameritaba varias semanas.

Estas herramientas evitan la pérdida o el traspapelamiento de facturas, reducen los casos de fraude o pagos por duplicado y otorgan transparencia al proceso contable realizado, vinculado directamente a la calidad y seguridad de la información.

El departamento financiero de la empresa se podrá concentrar en estos beneficios para lograr mayor visibilidad de las deudas pendientes, evitar pago de tasas por retrasos y mejorar todos los procesos de cuentas involucrados. Justamente todo lo que logró la empresa farmacéutica Microsules al contratar ABBYY FlexiCapture e implementar la gestión documental con workflow de aprobaciones.

Tecnología avanzada que se adapta a los requerimientos de la empresa

Todos los pasos involucrados en el procesamiento de las facturas dentro de la herramienta ABBYY FlexiCapture se trabajan con componentes avanzados para cumplir con los plazos y señalamientos estipulados dentro de la organización. Se cuenta con versatilidad para introducir y clasificar los documentos de pago requeridos, lo que permite vincularlos directamente con los proveedores, comparar la información de los pedidos y llevar un control/auditoría de las transacciones ejecutadas.

Microsules es solo una de las muchas empresas que decidió dar un paso hacia adelante en la automatización de procesos y simplificar sus flujos de trabajo con las soluciones de ABBYY, implementadas por Argontech.

¿Quiere conocer más de este proceso? En el siguiente link puede procesar una factura en tiempo real y saber cómo trabaja ABBYY FlexiCapture. Además puede solicitar una demostración que le permita reconocer cómo abordará sus necesidades organizacionales.

Como parte de nuestro desarrollo, en Argontech no solo nos encargamos de implementar el sistema de automatización de facturas, también instalamos el gestor documental que complementará el proceso de pagos dentro de su empresa ¡Todo esto en tiempo récord para ofrecerle grandes beneficios!
Es tiempo de evolucionar.