El servicio de escaneo integrado como facilitador del trabajo

Cuando se decide centralizar la administración de estos dispositivos multifuncionales la empresa u organización empieza a sumar beneficios como el contar con mayor seguridad  a la hora de escanear los archivos, mejoras importantes de la productividad y un mayor control para que fluyan sin ningún tipo de inconveniente los procesos comerciales, que requieren ser bien administradas para no generar complicaciones técnicas o de seguridad.

La solución de escaneo integrado está justamente creada para alcanzar estos objetivos y colaborar tanto con los administradores del sistema como con los usuarios a través de una interfaz muy fácil de usar.

En esta nota veremos qué trabajos facilita esta solución y despejaremos todas las dudas que se puedan generar tras su implementación. ¡A leer!

Del escáner al correo electrónico

Un requerimiento común que tiene el usuario luego de escanear ciertos documentos es poder enviar esa información a un correo electrónico o a una carpeta segura donde pueda acceder luego sin problemas para continuar su labor.

Sin embargo, dentro de las organizaciones, cada equipo multifunción resuelve este procedimiento a su manera y resulta complicado ofrecer esta opción a los usuarios sin que resulte un dolor de cabeza.

El escaneo integrado surge como una solución ideal para digitalizar los documentos sin importar la marca o el tipo de equipo, para posteriormente poder enviarlos:

• a su dirección de correo electrónico ( el personal u otro preconfigurado)
• a carpetas seguras de red compartidas.
• al almacenamiento en la nube haciendo uso de una interfaz intuitiva  (proveedores como dropbox o google drive).

Documentos más inteligentes con OCR

La solución de escaneo integrado ofrece además la posibilidad de contar con documentos que luego de digitalizados pueden editarse y cuenten con capacidad de búsqueda de texto para que los usuarios finales no pierdan tiempo intentando recuperar determinada información.  

Esta particularidad se logra gracias a la integración del Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) sin necesidad de recurrir a herramientas especializadas de terceros, lo que significa un ahorro de costos importantes para la empresa y un aumento significativo de la productividad.

Elija quién y desde dónde se puede escanear

Los administradores del sistema pueden valerse de la solución del escaneo integrado para controlar los flujos de trabajo, es decir saber quién, qué o desde dónde se escanea de una forma totalmente sencilla y centralizada.

Dicha ventaja se traduce en:  

• Una correcta gestión de los dispositivos multifuncionales al establecer reglas de uso según las necesidades de cada departamento, usuario o grupos específicos de trabajo.
• La posibilidad de habilitar (con cualquier opción de escaneo) el OCR.
• Contar con la opción de adjuntar archivos XML e importarlos a los flujos de trabajo, dentro de los sistemas empresariales.

PaperCut MF, escaneo simple y seguro: garantizado.

Argontech en su alianza con Paper Cut, ofrece una solución ideal para que las empresas cuenten con una herramienta de escaneo simple que beneficie tanto a los usuarios finales como a los administradores del sistema a la hora de digitalizar y compartir sus archivos.

El servicio de escaneo integrado PaperCut MF cuenta con:

• Una interfaz intuitiva, para realizar todo el proceso en simples pasos con acciones de exploración preconfiguradas.
• Una conexión con los proveedores de almacenamiento en la nube como Google Drive o DropBox.
• Una fácil configuración, por lo que podrá contar con esta herramienta de forma rápida y segura.

¿Desea incorporar todas las ventajas que una solución de escaneo integrado tiene para su empresa?