Tres beneficios de implementar un sistema de firma electrónico

Los sistemas de firma electrónica aceleran los procesos documentales con clientes, proveedores y colaboradores. Descubra todas sus ventajas.

La firma electrónica está cambiando los procesos documentales de las compañías. Desde hace algunos años, su utilización en distintos sectores ha contribuido a optimizar los procesos documentales, acelerando la transformación digital de las empresas y el robustecimiento de sus políticas de seguridad.

Las razones por las que la adopción corporativa de la firma electrónica crece son múltiples. Pero, en líneas generales, hay tres grandes ventajas que impulsan su implementación en todo tipo de negocios e industrias:

1. Permitir a una persona ⏤ya sea colaborador, cliente o proveedor⏤ firmar un documento con validez jurídica global desde cualquier lugar y en cualquier momento. Este beneficio tiene aún mayor relevancia en el contexto actual, en que gran cantidad de las personas desarrollan sus actividades de forma remota, y los equipos de trabajo colaboran en tiempo real desde distintos lugares.
2. Aportar una capa extra de seguridad e integridad a los procesos documentales, impidiendo que los documentos firmados sean modificados, y evitando su extravío. Adicionalmente, los documentos obtienen exactamente el nivel de confidencialidad que necesitan, ya que sólo son accesibles por aquellas personas que disponen de autorización para ello.
3. Reducir el uso y desperdicio del papel, con todas las ventajas que ello implica: ahorro de gastos en insumos y almacenamiento, mejor accesibilidad de la información, y prevención de extravíos. La optimización de los procesos documentales es uno de los aspectos más importantes de la transformación digital, y la firma electrónica una de sus bases más valiosas. 

Adicionalmente, la firma electrónica permite aprovechar los beneficios de la implementación de workflows de firma, agregando participantes al proceso y decidiendo el orden de cada uno de los firmantes.

La firma electrónica en las empresas: algunos ejemplos

La firma electrónica puede beneficiar las operaciones de todos los sectores de una compañía. En el área de Recursos Humanos puede agilizar los procesos vinculados con los recibos de sueldos, mientras que en el área Comercial facilita la firma de acuerdos, pedidos, contratos y altas de clientes.

A continuación mencionamos algunos ejemplos.

Recursos humanos

El área de recursos humanos de una empresa es de las que más papel utiliza para sus procesos. Contratos, recibos de sueldo, legajos, cláusulas de confidencialidad, nóminas y grandes cantidades de documentos de toda clase son gestionados y firmados sin parar. En ese marco, la firma electrónica es un método altamente eficaz para agilizar procesos y mejorar todo el ecosistema de gestión documental en el área.

Departamento comercial

Los comerciales que utilizan sistemas de firma electrónica ven drásticamente reducidos los tiempos de espera y tramitación de contratos gracias a la firma a distancia con validez jurídica internacional. Los documentos digitales están siempre debidamente actualizados, y pueden firmarse todos, si es necesario, desde un mismo dispositivo. La accesibilidad de la información es también mayor, ya que todo permanece indexado y disponible al instante.

Finanzas y contabilidad

Los departamentos de finanzas y contabilidad trabajan continuamente con balances, presupuestos, y facturas, entre otros documentos, que deben ser revisados y autorizados por distintas personas. En este contexto, la firma electrónica agiliza los tiempos operativos y aporta un mayor nivel de transparencia a todos los procesos.

Dirección

Las personas con cargos de alta responsabilidad como directores, gerentes o jefes de departamento suelen dedicar buena parte de su tiempo a la firma de todo tipo de documentos. En estos casos, los procesos de firma electrónica no solo optimizan su trabajo sino que además permiten contar con workflows configurables cuyas reglas van definiendo el camino hasta llegar, en caso de ser necesario, a la alta dirección para su validación, y de este modo, contar con los documentos firmados por los correspondientes responsables.

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