¿En qué beneficia contratar un servicio de Management de Impresión?

Las razones que motivan a las empresas a contratar nuevos servicios o reemplazar existentes son básicamente dos: el ahorro de costos y la mejora de las prestaciones. En lo que respecta a gestionar de forma óptima el parque de impresión de una empresa, es clave mantener el control de los insumos y el estado de los equipos para que el trabajo se entregue siempre a tiempo y con mínimas posibilidades de interrupción sin costos adicionales.

Un servicio de Management de Impresión reúne todas estas características y ofrece al cliente la garantía de que cada proceso se realiza con total seguridad, de esta forma, tanto empleados como usuarios, podrán hacer uso de sus impresoras y demás equipos multifuncionales aprovechando al máximo cada una de sus potencialidades, sin contratiempos inesperados que puedan afectar su imagen o reputación.

¿Busca optimizar los procesos de trabajo que involucran dispositivos multifuncionales dentro de su empresa o negocio? Esta nota le orientará con la información precisa para lograrlo.

Soluciones que se adaptan a las necesidades actuales

¿Se ha preguntado si sus dispositivos están correctamente ubicados? ¿Se maneja eficientemente el sistema de impresión blanco y negro o a color? ¿Cuenta con los equipos necesarios para cubrir las necesidades actuales de la compañía? ¿Tiene todo su entorno de impresión bajo control y previene posibles amenazas de seguridad? ¿La confidencialidad de sus datos está resguardada? Las soluciones que se engloban en el servicio de Management de Impresión ayudan a resolver estas inquietudes y a utilizar los recursos con los que cuenta de manera más eficiente para brindar un servicio óptimo al usuario final.  

En líneas generales, el primer paso dentro de este servicio consiste en evaluar todo el entorno de impresión (que pasa por el reconocimiento de la situación y necesidades de la compañía) incluyendo toda la infraestructura documental utilizada para detectar gastos ocultos o innecesarios y elaborar una solución que se adapte a la medida de su situación actual.

Por ejemplo, establecer políticas de uso para la tinta a color  o asesorar para la adquisición o ubicación de los equipos multifuncionales de forma que se utilicen como es debido.

El servicio de management de impresión, no solo se encarga de realizar esta auditoría y planificar la ejecución de medidas, también provee al usuario de todo lo necesario para cubrir sus necesidades de impresión, incluyendo:

• Equipamiento
• Insumos y repuestos
• Servicio técnico especializado
• Software de administración y monitoreo del equipamiento.

y posteriormente la capacitación del personal para que se utilicen dichas herramientas de la forma más adecuada dentro del entorno laboral.

Seguridad garantizada

Cuando se trata de impresoras, generalmente no se conoce lo riesgoso y vulnerable que se puede volver el tratamiento de la información o el acceso no deseado a la red de la empresa.

Al tener todo su entorno de impresión bajo control, podrá garantizar la seguridad y confidencialidad de sus documentos, además establecer medidas de prevención como el uso de tarjetas de aproximación para poder acceder a los equipos únicamente con los permisos adecuados.

Centralizar la gestión de sus dispositivos multifuncionales le permitirá conocer de forma directa su estado, saber si cuentan con los antivirus necesarios, configurarlos para que sean administrados eficientemente por quienes desean imprimir, contar con los insumos y repuestos cuando se requiera y establecer los límites necesarios para que el ahorro de  costos sea notable sin que se modifique o se sacrifique la calidad del trabajo final.

Una herramienta que escala junto a su crecimiento

Las soluciones de gestión de impresión van de la mano con su crecimiento y se adaptan a las exigencias del mercado para ofrecer cada día más, por lo tanto contar con un servicio de Management de Impresión le asegurará resultados óptimos en todo momento y le ofrecerá herramientas innovadoras como la impresión mobile, para conectar su teléfono o dispositivo móvil con la multifuncional y de esta forma optimizar los tiempos de trabajo.

Además, le ayudará a ahorrar costos. Según cifras de Gartner, la impresión representa el 15% de costos en los departamentos de TI, por eso hacer énfasis en su control es tan importante.

En Argontech, junto con nuestros partners de primer nivel internacional ponemos este servicio a su disposición con el objetivo de ser colaboradores indispensables para su gestión diaria.

¿Quiere mayor información sobre el servicio de Management de Impresión?