Haga este test de firmas digitalizadas para saber cuál necesita su empresa

Descubra cómo agilizar sus procesos mediante la firma electrónica o digital más apropiada para cada uno. Le proponemos un test para ayudarle a entender sus verdaderas necesidades.

El mundo se digitaliza: cada vez más actividades diarias y procesos empresariales se adelantan vía web o mediante dispositivos electrónicos.

Y firmar documentos, un acto tan cotidiano, se muda también del mundo analógico a las pantallas. Para muchos, es normal tener guardada en el celular, o en su notebook, su firma manuscrita digitalizada.

También, para quien adelanta gestiones en hospitales, bancos, oficinas u otras entidades, es común ver su firma escaneada o capturada con una tableta digitalizadora. 

Pero, en el contexto empresarial, en el que se mueven grandes sumas de dinero y se requieren garantías, las firmas digitalizadas deben velar por aspectos como:

• Autenticidad del documento
• Integridad de la información
• Seguridad del firmante
• Identidad del firmante.
• Validez legal del contenido

¿Cuál es la diferencia entre firma digital o electrónica?

Más allá de digitalizar una firma para pdf, lo que las empresas necesitan, en un entorno global de negocios, es acceder a alternativas basadas en software y plataformas robustas de encriptación. Pero antes de determinar el tipo de firma que necesita su negocio, es necesario diferenciar entre firma electrónica y firma digital:

Sin embargo, ya sea que se trate de una firma electrónica o digital, ambas pueden ofrecer tres niveles de garantía:

1. Simple
2. Avanzado
3. Calificado

Firmas digitalizadas: test para elegir la adecuada

Según el tipo de negocio o proceso que realice en un momento específico, puede optar por una firma digital o electrónica en alguno de los tres niveles mencionados.

Responda a las siguientes preguntas y le daremos claves sobre la mejor solución para garantizar la seguridad, integridad y autenticidad de su documento, según el caso:

1. ¿El documento debe permanecer inmodificable después de ser firmado y, de ser así, es necesario registrar quién realizó los cambios y cuándo los hizo?

• No es fundamental que el documento sea inmodificable.
• No importa si se modifica, pero debemos saber quién lo hace.
• Debe permanecer inmodificable luego de la firma.

2. ¿La firma debe estar, necesariamente, asociada al firmante y es importante proteger su identidad?

• No es necesaria ninguna de ambas cosas.
• Debe ser asociada al firmante pero puede saberse de quién se trata.
• Es importante que sea asociada al firmante y proteger su identidad.

3. ¿Es importante que solo una persona pueda acceder a la información?

• No, cualquiera puede acceder
• El acceso debe limitarse a unos pocos.
• Solo la persona autorizada puede conocer el contenido.

4. ¿La firma se tomará de forma online o en el sitio donde sucede el proceso?

• Se tomará en el sitio
• Puede suceder de ambas maneras
• Solo puede ser online

La mejor opción de firma digital para sus procesos es:

Si sus respuestas fueron en su mayoría A, lo más probable es que se trate de una minuta, un certificado laboral o documentos de sensibilidad baja, por lo que una firma electrónica de garantía baja puede ser suficiente.

Si casi todas fueron B, puede tratarse de la firma de un préstamo o un negocio que exija recurrir a una firma electrónica o digital de garantía alta.

Si las respuestas C fueron más numerosas, necesita definitivamente una firma digital calificada, accesible a través de un token (memoria USB) o tarjeta inteligente. Es posible que se trate de documentos propios con información sensible de la operación comercial de la empresa.

Sea  que se requiera la firma digital de un pdf o la encriptación de datos importantes, es necesario respaldar el proceso con una plataforma que permita:

• Enviar los documentos por correo, chat o sms
• Crear plantillas personalizadas para enviar firmas recurrentes.
• Auditar los eventos digitales relacionados con los documentos
• Agregar y retirar accesos y permisos.

Ya conoce una forma sencilla de garantizar la integridad de la información corporativa y hacer más rentables sus procesos, a través del uso de firmas digitalizadas.

¿Le gustaría implementar un ecosistema seguro para sus firmas electrónicas y digitales?