Rastree la información importante para los procesos de su empresa y analice su pertinencia y su uso de forma correcta en cada proceso. Aprenda la mejor forma de hacer una auditoría y qué herramienta le puede ser de utilidad.
Para empezar a definir qué es una auditoría es importante entender la variedad de este tipo de procedimientos.
Las metodologías varían según el objetivo y la profundidad de la revisión, y suelen incluir la inspección de material físico, de activos digitales y de procesos de gestión digital de información.
La auditoría puede ser de:
- Productos o servicios: Se concentra en determinar el cumplimiento de los estándares de calidad y requisitos.
- Procesos: Analiza aspectos como insumos y recursos utilizados, así como el nivel de alcance de objetivos y metas por cada área de la organización.
- Sistemas: Se enfoca en los elementos de un sistema de gestión de calidad, o en las características ambientales y locativas de las áreas de trabajo.
Las auditorías documentales suelen centrarse en el análisis de información en diversos formatos que intervienen en un proceso. Lo invitamos a mirar cómo realizarla en solo 6 pasos.
Haga un correcto proceso de auditoría en 6 pasos
Los buenos procedimientos de auditoría documental incluyen las siguientes acciones:
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Revisas los elementos básicos
Después de preparar el plan de auditoría, se deben seleccionar los documentos que intervienen en el proceso a revisar.
Luego, es necesario verificar elementos como nombres de archivos, ubicación de los mismos, títulos, fechas, firmas autorizadas, entre otros.
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Mirar fuentes, objetivos y conclusiones
En segundo lugar, se debe confirmar si el documento cumplió con los requisitos de calidad y logró el objetivo fijado.
Un programa de auditoría detallado analiza procedimientos y fuentes consultadas, así como resultados, respuestas y conclusiones basadas en la data contenida.
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Comprobar las referencias
Anotar las referencias documentales, ya sea a documentos internos de la organización o a fuentes externas, es un imperativo en este tipo de procedimientos.
También lo es verificar que se encuentren citadas de forma correcta y que los enlaces, en el caso de los activos digitales, no estén rotos o lleven a páginas equivocadas o de error 404.
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Concluir el nivel de legibilidad
El plan de auditoría debe asegurarse de que cada documento entregue información comprensible. Su función es también determinar que los textos a mano alzada sean legibles o se hayan trasladado correctamente al formato digital. En el caso de archivos como imágenes, es necesario comprobar que sean acordes al objetivo del contenido y posean una resolución adecuada para visualizar los elementos importantes.
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Establecer una iconografía y simbología claras
Se debe tomar una decisión sobre los íconos y códigos de color a usar para indicar las tareas faltantes o los procedimientos mal hechos, y diferenciarlos de los elementos usados de forma correcta. También, es muy importante diferenciar los hallazgos críticos de aquellos que requieren intervención pero no de forma inmediata.
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Preparar un informe detallado
Las conclusiones deben presentarse de forma clara e indicar si las evidencias fueron entregadas por el encargado de cada área o proceso, o si el auditor las obtuvo por su propia cuenta. El documento final debe explicar si cada pieza de información se puede entender por sí sola, o si hacen falta soportes de algún tipo para que tenga sentido y aporte a la empresa.
¿Cómo le ayuda un sistema de gestión documental Low-Code en una auditoría?
Para empezar, información de valor como firmas, cifras, nombres, títulos, datos de contacto, costos, etapas de un proceso y otros elementos pueden ser extraídos de forma automatizada e inmediata por un software para administrar documentos. Respecto a la seguridad e integridad de los procesos y la documentación, una plataforma Low-Code registra y recupera eventos como accesos, fechas, horas, modificaciones e identidades de quienes intervinieron en la elaboración o edición.
La administración de documentos se facilita debido a que la inteligencia artificial de plataformas de este tipo, como Netcontent, se encargan de la indexación, clasificación y recuperación de archivos. Tener más claro qué es una auditoría, y la forma de realizarla correctamente, le permitirá no solo tener mapeados los flujos de trabajo en su empresa sino también elegir la plataforma tecnológica que le permita ahorrar tiempo y dinero.
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