Seis desafíos de la gestión documental electrónica en el 2022

Las organizaciones que administran sus documentos de manera eficiente toman decisiones comerciales más acertadas.

En Argontech trabajamos desde hace más de 25 años ayudando a las organizaciones a capitalizar la innovación tecnológica en el campo de la gestión de la información. Sabemos que la información es uno de los activos más valiosos para cualquier compañía, y gestionarla de manera eficiente es uno de los grandes desafíos a superar, independientemente del sector y la industria en la que desarrollen su actividad.

En ese marco, la gestión documental electrónica a través de sistemas como Netcontent ofrece una serie de soluciones que permiten a las empresas optimizar sus procesos documentales basados en papel y transformarlos en procesos digitales eficientes, mejorando la productividad y los resultados de negocio.

Estas soluciones, como veremos a continuación, responden con innovación a algunos de los grandes retos que las organizaciones deberán enfrentar en el 2022, particularmente en el ámbito documental.

Los seis desafíos de la gestión documental en 2022

1. Toda la información en un solo lugar

La dispersión de los documentos en diferentes lugares y bases de datos es un escollo frecuente para las empresas, más aún cuando la cantidad de archivos e información es grande. Debido a ello, los documentos se pierden, se tarda demasiado tiempo en encontrarlos, o quedan expuestos ante personas que no tienen autorización para verlos.

Utilizar un sistema de gestión documental electrónica como Netcontent resuelve todos estos problemas transformando los documentos en activos digitales, almacenándolos de forma segura y ordenada en un solo lugar. Así, la información se guarda en un solo repositorio y se mantiene actualizada para todos, siendo fácilmente accesible por quienes deban tener acceso a ella.

2. Firma electrónica con validez jurídica

La firma remota de procesos y documentos es una necesidad creciente para todo tipo de organizaciones, sobre todo teniendo en cuenta el auge del teletrabajo. Afortunadamente, los sistemas de gestión documental de última generación incorporan la forma electrónica para facilitar esta tarea.

Netcontent cuenta con firma electrónica con validez jurídica internacional, permitiendo a colaboradores y terceros firmar todo tipo de documentos, en forma remota o presencial. La firma electrónica minimiza la burocracia, el papeleo y las demoras en las autorizaciones, aprobaciones, o pagos, haciendo que las organizaciones ahorren mucho tiempo y dinero.

3. Colaboración documental desde cualquier dispositivo

Hoy en día es habitual que diferentes colaboradores tengan la necesidad de participar en procesos comerciales o administrativos importantes mientras están en movimiento. En ese sentido, es clave trabajar desde un modelo de productividad que permita a las personas acceder e interactuar con la información estén donde estén, desde cualquier dispositivo.

Ese modelo es el de la gestión documental electrónica. Cuando los documentos de una compañía se almacenan en un sistema como Netcontent, sus colaboradores tienen acceso instantáneo a la información, y pueden compartirla rápidamente con quien corresponda desde cualquier dispositivo, mejorando tiempos de respuesta e incrementando su productividad.

4. Onboarding con reconocimiento facial

Los procesos de onboarding pueden ser más ágiles para los clientes y colaboradores de una compañía cuando se basan en procesos digitales y formularios electrónicos. En ese sentido, Netcontent facilita la toma de decisiones, mejora la transparencia y elimina la burocracia, además de agregar una capa de seguridad a través de tecnología de reconocimiento facial para la validación de procesos.

Gracias a ello, el costo de las transacciones disminuye ⏤ya que se requiere menos personal, papel, archivadores y otros consumibles⏤ resultando en una experiencia de onboarding más positiva para todos los involucrados.

5. Automatización y robotización de procesos

Todas las organizaciones se enfrentan al problema de las tareas manuales y repetitivas. Tareas que no solo llevan mucho tiempo ⏤como la carga de datos de un formulario, o la aprobación de múltiples documentos⏤, sino que además pueden derivar en errores costosos, pero evitables.

Los sistemas de gestión documental electrónica resuelven este problema con inteligencia artificial y robotización de procesos, una tecnología que facilita la creación de flujos de trabajo con capacidad de decisión y automatización de tareas a gran escala. A través de una herramienta visual e intuitiva para el diseño de workflows, Netcontent permite programar procesos de forma ágil y dinámica, liberando a los colaboradores de tareas tediosas para que puedan realizar trabajos analíticos que generen valor.

6. Control de datos en todo tipo de documentos

Los datos son la vida de un negocio, por lo que hacer un buen uso de ellos es esencial a la hora de tomar mejores decisiones a futuro. Sin embargo, los errores u omisiones en la carga y validación de datos son un problema habitual, que no pocas veces provoca pérdidas económicas considerables.

Los sistemas de gestión documental electrónica como Netcontent están especialmente diseñados para reconocer de manera automática datos relevantes de todo tipo de documentos y facilitar el control de la información crítica, notificando excepciones o vencimientos de forma inmediata. También puede validar la información ingresada con organismos externos y entidades regulatorias, como AFIP, para garantizar su integridad.

Más información

Una organización que administra sus documentos de manera eficiente toma decisiones comerciales más acertadas. Por eso desde Argontech trabajamos para impulsar la transformación digital de los procesos documentales de nuestros clientes, un recorrido que ⏤sabemos⏤ les permite obtener una ventaja competitiva cada día más crítica.

Si desea conocer todo lo que un sistema de gestión documental electrónica puede hacer por su organización, lo invitamos a descargar nuestro whitepaper debajo.